case studies
فهم عملية تنفيذ الطلبات: دليل أساسي للشركات الصغيرة
فهم عملية تنفيذ الطلبات: دليل أساسي للشركات الصغيرة
تلعب عملية تنفيذ الطلبات دورًا محوريًا في نجاح أعمال التجزئة الخاصة بك. إليك كيفية تحسينها لشركتك الصغيرة.
المصدر: https://tendlyn.com/imprint/understanding-order-fulfillment-for-small-businesses/ المؤلف: فرانشيسكا نيكاسيو تاريخ النشر: 2021-10-11T00:09:39.000Z وقت القراءة: 10 دقائق قراءة
هناك العديد من العمليات المعقدة المتضمنة، ويبذل تجار التجزئة الكثير من الجهد لتوصيل المنتجات إلى العملاء بأسرع ما يمكن.
بالنسبة لأصحاب الشركات الصغيرة، يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة لأنهم يعملون بموارد وموظفين محدودين. لذلك، يركز أصحاب المتاجر الإلكترونية الناجحة على إنشاء عملية فعالة لتنفيذ الطلبات.
في هذه المقالة، سنساعدك على فهم ماهية عملية تنفيذ الطلبات وكيف يمكنك تحسينها لشركتك الصغيرة.
هيا بنا نبدأ.
شرح عملية تنفيذ الطلبات
تُعرف العملية الكاملة لإيصال المنتجات من متجرك إلى العميل باسم تنفيذ الطلبات. وهي سلسلة من الأنشطة التي تسهل معالجة الطلبات وتسليمها للعملاء.
تبدأ العملية عندما يقدم العميل طلبًا على موقعك الإلكتروني/تطبيقك، وتنتهي عندما يستلم العميل منتجًا يرضى عنه. تتضمن العملية استلام المخزون، والتخزين، والانتقاء، وتغليف المنتجات وشحنها، ومعالجة المرتجعات إذا لم يعد العميل يرغب في العنصر الذي تم تسليمه.
في هذه الأيام، اعتاد العملاء على الشحن السريع بما في ذلك خيارات الشحن خلال 24 ساعة ويومين. الشركات التي تفتقر إلى عملية فعالة لتنفيذ الطلبات لضمان التسليم بأسعار معقولة وفي الوقت المحدد ستواجه صعوبة في المنافسة في السوق.
5 خطوات رئيسية في عملية تنفيذ الطلبات للتجارة الإلكترونية
تتضمن عملية تنفيذ الطلبات للتجارة الإلكترونية عادةً خمس خطوات رئيسية. دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل منها.
1. استلام المخزون
تُعرف أيضًا بمرحلة استلام البضائع، وهي المرحلة التي ترسل فيها مخزونك إلى مركز التنفيذ الخاص بك ليتم تخزينه وتجهيزه للمعالجة.
عند استلام المخزون في مستودع التنفيذ، سيحتاج موظفوك إلى فحصه، وجرد المخزون، ووضع العلامات عليه. يتم فحص العناصر، وإضافة أبعادها وصورها وأوزانها ورموزها الشريطية إلى نظام إدارة المستودعات. وهذا يضمن معالجة دقيقة وفعالة للطلبات في المراحل اللاحقة.
2. التخزين
تتضمن مرحلة التخزين حفظ المخزون للتوزيع في المستقبل. يجب على الموظفين الحرص على وضع العناصر في أفضل المواقع المثلى في مساحة المستودع الخاص بك. سيساعد ذلك في تسهيل الشحن السريع للطلبات دون تأخير.
يمكنك اختيار وضع المنتجات سريعة الحركة بالقرب من محطة التعبئة، ووضع المنتجات الأقل رواجًا في عمق المستودع. وهذا يضمن أن المنتجات سريعة الحركة جاهزة دائمًا للتسليم السريع.
3. معالجة الطلب
عندما يقدم العميل طلبًا عبر الإنترنت، يتم تسجيله في نظام إدارة المخزون الخاص بك. يتم إرسال تأكيد الطلب إلى العميل، ويتم إرسال طلب إلى مركز التنفيذ الخاص بك لمعالجة الطلب.
ربما تكون هذه أهم مرحلة في عملية تنفيذ الطلبات. لها التأثير الأكبر على رضا العملاء. هنا يتم انتقاء الطلبات من الرفوف ونقلها إلى محطة التعبئة لتغليفها ووضع العلامات عليها للشحن.
طريقة الانتقاء-والتعبئة-والشحن هي طريقة شائعة وفعالة لمعالجة الطلبات يمكنك اعتمادها. في هذه الطريقة، يتم إنشاء قائمة تعبئة تساعد منتقي المستودعات على انتقاء العناصر الصحيحة.
بعد ذلك، يتم نقل العناصر إلى محطة التعبئة حيث يتم استخدام مواد التعبئة المناسبة للتغليف. ثم يتم إغلاق العناصر ويتم إرفاق ملصقات الشحن بها.
تضمن هذه الطريقة السرعة والدقة، مما يحد من فرص وصول الطلبات متأخرة أو احتوائها على عناصر خاطئة.
4. الشحن
بمجرد فرز العناصر وتغليفها، يتم استلامها من قبل شركات النقل مثل FedEx وتسليمها إلى العميل النهائي.
يمكن أن يوفر شحن الطلبات ميزة تنافسية رئيسية لعملك إذا تمكنت من تبسيط عمليتك وتقديم شحن منخفض التكلفة في نفس اليوم.
يمكنك استخدام الوزن والمتطلبات المحددة للطلب لضمان تخصيصه تلقائيًا لشركة النقل الأسرع والأكثر فعالية من حيث التكلفة. يمكن لبرنامج إدارة المستودعات المساعدة في إنشاء مثل هذا النظام.
يجب عليك أيضًا مشاركة معلومات التتبع مع عملائك حتى يتمكنوا من تتبع شحناتهم في الوقت الفعلي.
5. معالجة المرتجعات
بمجرد تسليم الطلب، قد يقوم العميل بإنشاء طلب إرجاع إذا لزم الأمر. ثم تتم معالجته بواسطة المتجر الإلكتروني - يتم منح استرداد ويتم تحديث المخزون وفقًا لذلك.
من المهم أن يتمكن المشترون من بدء وتتبع المرتجعات على منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك بسهولة. يجب أن تكون أيضًا قادرًا على استلام ومعالجة المرتجعات في أسرع وقت ممكن.
من المرجح أن يعود العملاء إلى متجرك إذا كانت عملية الإرجاع خالية من المتاعب. تأكد من أن سياسة الإرجاع الخاصة بك متاحة بسهولة على موقع الويب الخاص بك حتى يكون العملاء على دراية بإرشادات الخدمة الخاصة بك.
أفضل نهج هو محاولة القضاء على العوامل التي تزيد من احتمالية المرتجعات في المقام الأول. معظم المرتجعات تكون إما بسبب تلف المنتجات أو شحن عناصر غير صحيحة.
تأكد من أن موظفيك مدربون جيدًا ومتحمسون بحيث يتم انتقاء المنتجات وتغليفها بعناية، مما يقلل من الأخطاء التي تؤدي إلى المرتجعات. سيساعدك نظام إدارة الطلبات أيضًا في الفحوصات المتعلقة بالوزن والرمز الشريطي والبصري لضمان انتقاء العناصر الصحيحة أثناء مرحلة معالجة الطلب.
أنواع نماذج تنفيذ الطلبات
هناك أربعة نماذج شائعة لتنفيذ الطلبات يمكنك الاختيار من بينها حسب احتياجات عملك. دعنا نناقش كل نموذج من هذه النماذج بمزيد من التفصيل:
1. التنفيذ الداخلي أو الذاتي
هذا هو الحال عندما تدير شركة التجارة الإلكترونية عملية التنفيذ الخاصة بها باستخدام مرافقها ومواردها الخاصة. يتم التعامل مع تخزين المخزون ومعالجة الطلبات والشحن بالكامل بواسطة الشركة.
غالبًا ما يتم اعتماد هذا النموذج من قبل المتاجر الصغيرة التي تستخدم التنفيذ الداخلي كخيار منخفض التكلفة عندما يكون لديها عدد قليل جدًا من الطلبات للتعامل معها. مع توسع هذه الشركات، يمكنها الانتقال إلى مركز تنفيذ أكبر أو اعتماد أي من النماذج الأخرى المدرجة أدناه.
يمكن أيضًا استخدام التنفيذ الداخلي للطلبات من قبل الشركات القائمة التي ترغب في التحكم في العملية من التصنيع إلى تسليم المنتج لضمان حصول العملاء على أفضل تجربة ممكنة.
الإيجابيات
السلبيات
2. تنفيذ الطلبات الخارجي
في هذا النموذج، تقوم الشركة بالاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ طلباتها لشركة لوجستية أو شركة متخصصة في تنفيذ الطلبات. هنا، يستلم مزود التنفيذ الخارجي المنتجات المصنعة من الشركة ثم يتولى عملية التنفيذ بأكملها من التخزين إلى تسليم المنتج.
يتم تخزين العناصر في مراكز تنفيذ مملوكة لشركة الخدمات اللوجستية، وتتم معالجة الطلبات بواسطة موظفي شريك التنفيذ الخاص بك. هذا يعني أنك لست بحاجة إلى تخصيص موارد لبناء مستودع خاص بك أو توظيف موظفين إضافيين. نظام Amazon FBA هو مثال جيد على كيفية عمل ذلك.
سيوفر لك اعتماد حلول تنفيذ الطلبات الخارجية الوقت الذي تقضيه في أنشطة التنفيذ، وسيساعد أيضًا في تقليل تكاليف الشحن نظرًا لأن شركات 3PL غالبًا ما تتمتع بتكاليف شحن مخفضة من شركات النقل.
الإيجابيات
السلبيات
3. الدروب شيبينغ
يزيل الدروب شيبينغ دورك تمامًا من عملية التصنيع وتنفيذ الطلبات.
طريقة عمله هي أنك تستلم طلبًا من عميلك ثم تقوم بتقديم طلب لهذا المنتج من المورد الخاص بك. ستزود المورد بمعلومات حول تفاصيل طلب العميل وعنوان العميل.
سيتم شحن البضائع إلى العميل مباشرة من المورد، ولا تقوم أبدًا بالاحتفاظ بالمنتجات في المخزون.
ينمو اعتماد الدروب شيبينغ بين متاجر التجارة الإلكترونية وتجار التجزئة بسبب الراحة وقلة رأس المال المبدئي المطلوب.
الإيجابيات
السلبيات
4. التنفيذ الهجين
يجمع هذا النموذج بين أي نموذجين من نماذج تنفيذ الطلبات المذكورة أعلاه. يمكن للشركة استخدام التنفيذ الداخلي للطلبات للعناصر المخصصة مع استخدام خدمات تنفيذ الطلبات الخارجية للعناصر الأكثر عمومية.
يمكنك أيضًا اختيار استخدام التنفيذ الداخلي للطلبات للمنتجات ذات العلامات التجارية مع استخدام الدروب شيبينغ للعناصر التي لا تصنعها شركتك. الميزة الرئيسية للنموذج الهجين هي المرونة التي يمنحها لأصحاب الشركات الصغيرة.
الإيجابيات
السلبيات
العوامل الرئيسية التي تؤثر على تنفيذ الطلبات
هذه هي العوامل الرئيسية الثلاثة التي ستشكل استراتيجية تنفيذ الطلبات الخاصة بك:
1. حجم الطلبات
يمكن للشركات الناشئة والمتاجر الإلكترونية الصغيرة التي تعالج الطلبات بحجم منخفض استخدام التنفيذ الداخلي. ومع ذلك، بمجرد وصولك إلى 300 طلب أو أكثر في الشهر، يصبح من الصعب معالجة الطلبات بنفسك دون توظيف موظفين إضافيين أو الاستعانة بمصادر خارجية للعملية.
مع زيادة الأحجام، ستحتاج إلى تتبع المزيد من المخزون، وتغليف المزيد من العناصر، وإدارة مرتجعات المزيد من العناصر. عندما يبدأ تنفيذ الطلبات في تجاوز قدرات فريقك الصغير، فقد حان الوقت للتفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لعملية التنفيذ.
2. الموقع
الموقع مهم لأنه يحدد طول الوقت الذي ستقضيه منتجاتك في السفر إلى عملائك.
يحدد وقت العبور تكاليف الشحن الخاصة بك، وسرعة التسليم، وطريقة الشحن. يمكن للمتاجر الإلكترونية الصغيرة تقليل تكاليف الشحن عن طريق قصر خيارات الشحن على مناطق الشحن الأقل تكلفة.
تستخدم الشركات القائمة الموقع لتحديد مكان تخزين المخزون. تقع مراكز التنفيذ بالقرب من المدن حيث يمكن للشركة الوصول إلى أكبر قاعدة عملائها.
3. التكنولوجيا
تلعب أدوات مثل برامج إدارة المخزون وأنظمة إدارة المستودعات دورًا حاسمًا في ضمان عمل عملية التنفيذ بدقة وكفاءة.
يمكن لأدوات البرامج مساعدتك في تبسيط العملية بأكملها، مما يسهل عليك معالجة الطلبات بدقة.
توفر هذه الأدوات أيضًا بيانات حاسمة تساعدك في الحفاظ على كميات كافية من المنتجات في المخزون وحتى التنبؤ بالطلب.
كيفية تعزيز كفاءة عملية تنفيذ الطلبات الخاصة بك
يمكنك تحسين عملية التنفيذ الخاصة بك باستخدام أفضل الممارسات التالية:
1. الاستفادة من برنامج إدارة المخزون
استخدم أدوات البرامج لربط عملية البيع الخاصة بك بعملية تنفيذ الطلبات الخاصة بك. ستساعدك هذه الأدوات في إنشاء قوائم تعبئة الطلبات، وتحديد العناصر على الرفوف داخل المستودع الخاص بك، وإدارة المرتجعات.
2. استخدام التوزيع لتحسين عمليات المستودعات
يتضمن التوزيع تجميع المنتجات وتخزينها في المنطقة المثلى لتسريع عملية الانتقاء.
مثال على ذلك هو نظام يتم فيه تجميع العناصر المتينة معًا ووضعها في مكان يمكن انتقاؤها أولاً، بينما يتم تجميع العناصر الهشة معًا وانتقاؤها أخيرًا.
هذا يسرع العملية حيث يمكن لعمال المستودعات معالجة العناصر المتينة بسرعة معًا، قبل أن يأخذوا وقتهم في انتقاء وتغليف العناصر الهشة بعناية.
3. اعتماد الأتمتة واستخدام أنظمة المستودعات الذكية
يمكن لحلول الأتمتة مثل الروبوتات المتنقلة التعاونية تحسين كفاءة الانتقاء وتقليل الأخطاء. تستخدم هذه الروبوتات الذكاء الاصطناعي لتحديد وانتقاء العناصر الصحيحة، قبل إحضارها إلى المحطة المناسبة للتغليف.
يجب عليك أيضًا الاستفادة من الأنظمة الذكية مثل SKUs، وماسحات RFID (التعريف بترددات الراديو)، وبرامج تنفيذ الطلبات، والتعلم الآلي، وأدوات البرامج الأخرى ذات الصلة.
4. تعزيز رؤية سلسلة التوريد
ستساعدك الإدارة الفعالة لسلسلة التوريد على تتبع الإنتاج وإدارة مستويات المخزون لضمان قدرتك دائمًا على تلبية أحجام الطلبات.
النظام الذي يجمع البيانات عبر سلسلة التوريد الخاصة بك سيمنحك الرؤية في الوقت الفعلي اللازمة لإنشاء عملية فعالة لتنفيذ الطلبات.
كلمات أخيرة
هدف كل صاحب عمل هو إنشاء عمليات تمكنه من تلبية متطلبات عملائه. العملاء السعداء يعني إيرادات أكثر لمتجرك.
اتبع النصائح المذكورة أعلاه لاختيار وتنفيذ أفضل نموذج لتنفيذ الطلبات لعملك. ستساعدك عملية تنفيذ الطلبات الفعالة على تجاوز توقعات العملاء في كل مرة وتقديم تجارب استثنائية.
