Opbygning af #itstendlyn: Sådan fungerer vores globale, virtuelle onboarding-program

Mens tendlyn vokser, deler vi mere om vores folk og processer. Her er, hvordan vi har designet vores onboarding-program for nye teammedlemmer, der slutter sig til vores hybride globale fjernarbejdsteam.

Kilde: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Forfatter: tendlyn Udgivet: 2021-10-06T21:58:26.000Z Læsetid: 6 minutters læsning

Jeg Har en Fornemmelse

Alle kender den forventning (og lad os være ærlige, nogle gange frygt), når man starter et nyt job. Man kommer fra en virksomhed eller måske en skole, hvor man kender alle menneskerne, forventningerne, hvordan man får tingene gjort. Så går man ind i en ny rolle, og ens verden vendes på hovedet, nye navne, ansigter, teknologi og produkter.

I det bedste tilfælde har du været igennem en rekrutteringsproces, der giver dig noget indsigt i teamet og virksomheden, men indtil du går ind ad døren (eller den virtuelle dør, i vores tilfælde), er det svært fuldt ud at vurdere, hvordan du vil finde det, og også hvor lang tid det kan tage at vende tilbage til den følelse af normalitet, du tidligere har haft.

I vores tilfælde, tilføj et team, der vokser dag for dag, nu i 9 lande, og det kan være let at blive fejet med og væk og føle sig desorienteret.

Da vi satte os for at designe vores onboarding-program, vidste vi, at vi ønskede en oplevelse, der var konsistent for hver person, der kom ind, uanset team eller placering.

Vi ønskede, at de skulle føle sig begejstrede for udfordringen ved det arbejde, der lå foran dem, og føle sig forbundet og omgivet af et team, der ville støtte dem i at nå disse store mål.

Dette er ingen let bedrift, men vi er kommet langt. Her deler vi vores onboarding-program for at vise, hvordan vi tænker og skalerer vores program med et globalt fjernarbejdsteam.

Før Den Store Dag

Så snart nogen er blevet ansat, sættes hjulene i gang for onboarding.

I tæt samarbejde med ledere tager personaleteamet sig af alle de grundlæggende ting. E-mail, Slack, Asana og andre logins opsættes, og arbejdsudstyr bestilles.

Som en bæredygtighedsfokuseret virksomhed sigter vi efter at købe renoverede bærbare computere og begrænse transportafstanden for varen, så vi finder lokale leverandører på hvert marked og køber direkte for at få det sendt til vores team.

Det er ikke uden sine problemer – vi har haft en bærbar, der forsvandt i år, og vores kreditkort blev midlertidigt blokeret på grund af vores mistænkelige købsadfærd af bærbare, men at holde det lokalt har fungeret rigtig godt generelt.

Mens logins, udstyr og andre administrative opgaver bliver taget hånd om, har lederen ét hovedfokus i dette præ-onboarding-vindue: 90-dages mål. For hver person, der kommer ind, er forventningen, at der er en klar køreplan for, hvad der skal opnås, og hvordan succes vil blive målt.

Lederen og det nye teammedlem kan derefter gennemgå dette på dag 1 for at afhjælpe enhver bekymring om, hvad der forventes i de kommende måneder. Hvor vi kan skabelonisere dette, vil vi gøre det, så det er konsistent for fremtiden.

Oplev tendlyn (Vores Fysiske Onboarding-pakke)

Med bæredygtighed som en kerneværdi har vi brugt tid det sidste år på at forfine vores fysiske onboarding-pakker. Vi ønskede ikke at sende genstande, der ikke ville blive brugt, og vi skulle også sikre, at de produkter, vi sender ud, opfylder de samme bæredygtighedsrammer, som vi bruger til vores produkter.

Hvert teammedlem modtager en tendlyn-prøvepakke, så de kan opleve kvaliteten af produkterne selv, inklusive silkepapir, mailers, klistermærker og en totaske – vi ser derefter teamet bruge disse forskellige produkter som gavepapir, klistermærker på bærbare, vores kort indrammet og sat på vægge i hjemmekontorer!

Afhængigt af markedet vil de også modtage en notesbog af genbrugspapir, en blyant, der når den er brugt, bliver til en plante, et strygemærke med deres teams design, som de derefter kan bruge på en t-shirt, hoodie, kasket eller andet valgfrit stykke tøj, og vores mest eftertragtede genstand – bæredygtige solbriller fra vores grundlæggers første venture, der startede det hele!

I 2022 vil alle vores markeder modtage de samme genstande med nye på vej baseret på populær efterspørgsel fra teamet.

Den Store Dag Er Her!

Det er tid! Udstyret er ankommet sammen med en præ-onboarding-pakke med logins og en fuld oversigt over dag 1. For at planlægge den uundgåelige første-dags-tekniske hik, skitserer vi dag 1-programmet i fuld detalje og sender det på forhånd, så folk stadig kan deltage i onboarding-møder og have links til nøgledokumenter uden at skulle logge ind og se deres kalender først.

Vores kærlighed til lister og planlægning stopper ikke der. Når du først er logget ind på vores systemer, finder du en omfattende onboarding-projektplan.

Designet omkring vores værdier, i den første uge lærer du om vores kunder og fællesskaber: hvem de er, hvilke produkter vi tilbyder, hvordan vores kunder bruger disse produkter (designene er 😍) og vores kundeoplevelse.

I uge 2 fokuserer du på bæredygtighed, som både er den miljømæssige side og også vores teammål, vores målinger og vores langsigtede strategi. Uge 3 handler om kreativitet: at lære mere om hvert team, hvad de fokuserer på, og deres læringer.

Du kan ikke have ægte kreativitet uden det fulde billede eller at lære af fejl, så at forstå det fra andre teams afrunder uge 3.

I løbet af dette program vil du have systemer at lære, opgaver relateret til dine 90-dages mål, projekter at deltage i, og du bør finde det hele lagt ud i din onboarding-plan.

For at vende tilbage til den følelse, vi ønskede, at folk skulle have, når de kom ind i teamet, var det begejstring over den udfordring, der lå foran. Vi sætter store mål og etablerer en masse struktur for at støtte deres opnåelse.

Vi handler ikke om den endeløse jagt eller synk-eller-svøm-mentaliteten fra det tidlige startup-liv – vi sigter efter at etablere gennemtænkt struktur for at gøre vores team i stand til at udføre fantastisk arbejde.

Afrunding

Som du kan se, spiller lister og planlægning en stor rolle i vores program! Omkring 60% af dette program er asynkront, så det er en konsistent oplevelse på tværs af verden uanset team og tidszoner. De andre 40% er vi bevidste om at gøre tiden virkningsfuld.

Vi introducerer teammedlemmer på Slack med en Q&A, så folk straks starter samtaler om fælles interesser og kan deltage i vores udvalg af sociale Slack-kanaler, de måtte nyde.

Vi deler “brugermanualer” for nye startere og eksisterende teams, så du kommer direkte til detaljerne om arbejdsstile og præferencer inden for dit team og med nøgleinteressenter, og vi holder gruppe-onboarding-opkald om nøgleemner, så du føler dig forbundet med dem, der starter på samme tid som dig.

Vi har de sædvanlige buddy-programmer på plads og supplerer dette med månedlig tilfældig matchning på tværs af virksomheden som en måde at møde nye mennesker på, som du måske var stødt på, hvis vi var i et kontormiljø.

Ser vi frem til næste år, vil vi fortsætte med at forfine vores program. Da vi vokser hurtigt, er der tidspunkter, hvor vi vil svigte i konsistens, eller bedre kan indprente vores værdier om fællesskab, kreativitet og bæredygtighed, eller har brug for at finde nye måder at drive programmet på, så vi kan gå fra 10 personer, der onboardes om måneden, til 30 eller flere.

Vi vil fortsætte med at indsamle feedback regelmæssigt gennem onboarding-processen fra vores team, og vi vil overvåge vores data, såsom vores teams succes mod 90-dages mål, engagement og fastholdelsestal.

Vil du med på denne rejse med os? Tjek tendlyn karrieresidenher!