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Der Auftragsabwicklungsprozess verstehen: Ein wesentlicher Leitfaden für kleine Unternehmen
Den Auftragsabwicklungsprozess verstehen: Ein wesentlicher Leitfaden für kleine Unternehmen
Der Auftragsabwicklungsprozess spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg Ihres Einzelhandelsgeschäfts. Hier erfahren Sie, wie Sie ihn für Ihr kleines Unternehmen optimieren können.
Quelle: https://tendlyn.com/imprint/understanding-order-fulfillment-for-small-businesses/ Autor: Francesca Nicasio Veröffentlicht: 2021-10-11T00:09:39.000Z Lesezeit: 10 Minuten Lesezeit
Es sind viele komplexe Prozesse involviert, und Einzelhändler unternehmen große Mühen, um Produkte so schnell wie möglich an Kunden zu liefern.
Für Inhaber kleiner Unternehmen wird dies noch schwieriger, da sie mit begrenzten Ressourcen und Personal arbeiten. Erfolgreiche E-Commerce-Shop-Betreiber konzentrieren sich daher auf die Einrichtung eines effizienten Auftragsabwicklungsprozesses.
In diesem Artikel helfen wir Ihnen zu verstehen, was der Auftragsabwicklungsprozess ist und wie Sie ihn für Ihr kleines Unternehmen optimieren können.
Legen wir los.
Der Auftragsabwicklungsprozess, erklärt
Der gesamte Prozess, Produkte aus Ihrem Geschäft an den Kunden zu liefern, wird als Auftragsabwicklung bezeichnet. Es handelt sich um eine Reihe von Aktivitäten, die die Bearbeitung und Lieferung von Bestellungen an Kunden ermöglichen.
Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung auf Ihrer Website/Ihrer App aufgibt, und endet, wenn der Kunde ein Produkt erhält, mit dem er zufrieden ist. Er umfasst den Prozess des Warenzugangs, der Lagerung, der Kommissionierung, der Verpackung, des Versands der Produkte und der Bearbeitung von Retouren, falls der Kunde den gelieferten Artikel nicht mehr behalten möchte.
Heutzutage sind Kunden an schnellen Versand gewöhnt, einschließlich 24-Stunden- und Zwei-Tage-Versandoptionen. Unternehmen, denen ein effizienter Auftragsabwicklungsprozess für einen erschwinglichen und pünktlichen Versand fehlt, werden Schwierigkeiten haben, im Wettbewerb zu bestehen.
5 wichtige Schritte im E-Commerce-Auftragsabwicklungsprozess
Der E-Commerce-Auftragsabwicklungsprozess umfasst typischerweise fünf wichtige Schritte. Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden einzelnen.
1. Warenzugang (Inventureingang)
Auch als Wareneingangsprozess bekannt, ist dies die Phase, in der Sie Ihren Bestand an Ihr Fulfillment-Center senden, um dort gelagert und für die Bearbeitung bereitgestellt zu werden.
Wenn der Bestand im Fulfillment-Lager eingeht, muss Ihr Personal ihn prüfen, erfassen und kennzeichnen. Die Artikel werden überprüft, und ihre Abmessungen, Fotos, Gewichte und Barcodes werden im Lagerverwaltungssystem erfasst. Dies gewährleistet eine genaue und effiziente Auftragsbearbeitung in den späteren Phasen.
2. Lagerung (Warehousing)
Die Lagerungsphase umfasst die Einlagerung des Bestands für die zukünftige Verteilung. Die Mitarbeiter müssen darauf achten, dass die Artikel an den optimalsten Stellen in Ihrem Lagerraum platziert werden. Dies trägt dazu bei, den schnellen Versand von Bestellungen ohne Verzögerungen zu erleichtern.
Sie können sich dafür entscheiden, schnell drehende Produkte näher an der Packstation zu platzieren und weniger beliebte Produkte weiter hinten in Ihrem Lager zu lagern. Dies stellt sicher, dass schnell drehende Produkte jederzeit für eine zügige Lieferung bereit sind.
3. Auftragsbearbeitung (Order Processing)
Wenn ein Kunde eine Online-Bestellung aufgibt, wird diese in Ihrem Bestandsverwaltungssystem registriert. Eine Auftragsbestätigung wird an den Kunden gesendet und eine Anfrage zur Auftragsbearbeitung an Ihr Fulfillment-Center übermittelt.
Dies ist möglicherweise die wichtigste Phase im Auftragsabwicklungsprozess. Sie hat den größten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Hier werden die Bestellungen aus dem Regal kommissioniert und zur Packstation gebracht, um für den Versand verpackt und etikettiert zu werden.
Die Kommissionier-Pack-Versand-Methode ist eine beliebte und effiziente Auftragsbearbeitungsmethode, die Sie übernehmen können. Bei dieser Methode wird ein Packzettel erstellt, der den Lagerkommissionierern hilft, die richtigen Artikel zu finden.
Als nächstes werden die Artikel zur Packstation gebracht, wo die entsprechenden Verpackungsmaterialien für die Verpackung verwendet werden. Die Artikel werden dann versiegelt und Versandetiketten werden angebracht.
Diese Methode gewährleistet Geschwindigkeit und Genauigkeit, was die Wahrscheinlichkeit von verspäteten Lieferungen oder falschen Artikeln in der Bestellung begrenzt.
4. Versand (Shipping)
Sobald die Artikel sortiert und verpackt sind, werden sie von Spediteuren wie FedEx abgeholt und an den Endkunden geliefert.
Der Versand von Bestellungen kann Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen, wenn Sie Ihren Prozess optimieren und kostengünstigen Versand am selben Tag anbieten können.
Sie können das Gewicht und die spezifischen Anforderungen einer Bestellung nutzen, um sicherzustellen, dass sie automatisch dem schnellsten und kostengünstigsten Versanddienstleister zugewiesen wird. Eine Lagerverwaltungssoftware kann bei der Einrichtung eines solchen Systems helfen.
Sie müssen die Sendungsverfolgungsinformationen auch mit Ihren Kunden teilen, damit diese ihre Sendungen in Echtzeit verfolgen können.
5. Retourenbearbeitung (Processing Returns)
Nachdem eine Bestellung zugestellt wurde, kann ein Kunde bei Bedarf eine Retoure anfordern. Diese wird dann vom Online-Shop bearbeitet – eine Rückerstattung wird gewährt und der Bestand entsprechend aktualisiert.
Es ist wichtig, dass Käufer Retouren auf Ihrer E-Commerce-Plattform einfach initiieren und verfolgen können. Sie sollten auch in der Lage sein, Retouren so schnell wie möglich zu empfangen und zu bearbeiten.
Kunden werden wahrscheinlich in Ihren Shop zurückkehren, wenn der Retourenprozess problemlos ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rückgaberichtlinie auf Ihrer Website leicht zugänglich ist, damit Kunden über Ihre Service-Richtlinien informiert sind.
Der beste Ansatz ist, zunächst zu versuchen, Faktoren zu eliminieren, die die Wahrscheinlichkeit von Retouren erhöhen. Die meisten Retouren sind entweder auf beschädigte Produkte oder den Versand falscher Artikel zurückzuführen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal gut geschult und motiviert ist, damit Produkte sorgfältig kommissioniert und verpackt werden, wodurch Fehler, die zu Retouren führen, reduziert werden. Ihr Auftragsverwaltungssystem hilft auch bei Gewichts-, Barcode- und Sichtprüfungen, um sicherzustellen, dass während der Auftragsbearbeitungsphase die richtigen Artikel kommissioniert werden.
Arten von Auftragsabwicklungsmodellen
Es gibt vier gängige Auftragsabwicklungsmodelle, aus denen Sie je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens wählen können. Lassen Sie uns jedes dieser Modelle etwas genauer besprechen:
1. Eigenabwicklung (In-house oder Self-fulfillment)
Hierbei verwaltet ein E-Commerce-Unternehmen seinen Abwicklungsprozess mit eigenen Einrichtungen und Ressourcen. Die Lagerung des Bestands, die Auftragsbearbeitung und der Versand werden vollständig vom Unternehmen durchgeführt.
Dieses Modell wird oft von kleinen Geschäften übernommen, die die Eigenabwicklung als kostengünstige Option nutzen, wenn sie nur sehr wenige Bestellungen zu bearbeiten haben. Wenn diese Unternehmen wachsen, können sie zu einem größeren Fulfillment-Center wechseln oder eines der anderen unten aufgeführten Modelle übernehmen.
Die Eigenabwicklung kann auch von etablierten Unternehmen genutzt werden, die den Prozess von der Herstellung bis zur Produktlieferung kontrollieren möchten, um sicherzustellen, dass Kunden das bestmögliche Erlebnis erhalten.
Vorteile
Nachteile
2. Ausgelagerte Auftragsabwicklung (Outsourced order fulfillment)
Bei diesem Modell lagert ein Unternehmen seine Auftragsabwicklung an ein Drittanbieter-Logistik- oder Auftragsabwicklungsunternehmen aus. Hier erhält der externe Fulfillment-Dienstleister die hergestellten Produkte vom Unternehmen und übernimmt dann den gesamten Abwicklungsprozess von der Lagerung bis zur Produktlieferung.
Die Artikel werden in Fulfillment-Centern gelagert, die dem Logistikunternehmen gehören, und die Auftragsbearbeitung erfolgt durch die Mitarbeiter Ihres Fulfillment-Partners. Das bedeutet, dass Sie keine Ressourcen für den Bau Ihres eigenen Lagers oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter aufwenden müssen. Das Amazon FBA-System ist ein gutes Beispiel dafür, wie dies funktioniert.
Die Einführung ausgelagerter Auftragsabwicklungslösungen spart Ihnen die Zeit, die Sie für Abwicklungsaktivitäten aufwenden, und hilft auch, die Versandkosten zu senken, da 3PL-Unternehmen oft von Rabatten bei den Versandkosten der Spediteure profitieren.
Vorteile
Nachteile
3. Dropshipping
Dropshipping entfernt Sie vollständig aus dem Herstellungs- und Auftragsabwicklungsprozess.
So funktioniert es: Sie erhalten eine Bestellung von Ihrem Kunden und geben anschließend eine Anfrage für dieses Produkt bei Ihrem Lieferanten auf. Sie teilen dem Lieferanten die Details der Kundenbestellung und die Adresse des Kunden mit.
Die Ware wird direkt vom Lieferanten an den Kunden versendet, und Sie führen die Produkte nie auf Lager.
Die Einführung von Dropshipping nimmt bei E-Commerce-Shops und Einzelhändlern aufgrund der Bequemlichkeit und des geringen benötigten Startkapitals zu.
Vorteile
Nachteile
4. Hybrides Fulfillment (Hybrid fulfillment)
Dieses Modell kombiniert zwei beliebige der oben aufgeführten Auftragsabwicklungsmodelle. Ein Unternehmen kann die Eigenabwicklung für kundenspezifische Artikel nutzen, während es für standardisiertere Artikel Dienstleistungen eines Drittanbieters in Anspruch nimmt.
Sie können sich auch dafür entscheiden, die Eigenabwicklung für Markenprodukte zu nutzen, während Sie für Artikel, die nicht von Ihrem Unternehmen hergestellt werden, Dropshipping verwenden. Der Hauptvorteil des hybriden Modells ist die Flexibilität, die es Kleinunternehmern bietet.
Vorteile
Nachteile
Schlüsselfaktoren, die die Auftragsabwicklung beeinflussen
Dies sind die drei Schlüsselfaktoren, die Ihre Auftragsabwicklungsstrategie prägen werden:
1. Bestellvolumen (Order volume)
Start-ups und kleine Online-Shops, die Bestellungen in geringem Umfang bearbeiten, können die Eigenabwicklung nutzen. Sobald Sie jedoch 300 oder mehr Bestellungen pro Monat erreichen, wird es schwierig, die Bestellungen selbst zu bearbeiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen oder den Prozess auszulagern.
Bei größeren Volumina müssen Sie mehr Bestände verfolgen, mehr Artikel verpacken und die Retouren von noch mehr Artikeln verwalten. Wenn die Auftragsabwicklung die Fähigkeiten Ihres kleinen Teams zu übersteigen beginnt, ist es an der Zeit, eine Auslagerung des Abwicklungsprozesses in Betracht zu ziehen.
2. Standort (Location)
Der Standort ist wichtig, da er die Zeitspanne bestimmt, die Ihre Produkte auf dem Weg zu Ihren Kunden verbringen.
Die Transitzeit bestimmt Ihre Versandkosten, Liefergeschwindigkeit und Versandart. Kleine Online-Shops können die Versandkosten senken, indem sie die Versandoptionen auf die teuersten Versandzonen beschränken.
Etablierte Unternehmen nutzen den Standort, um zu bestimmen, wo der Bestand gelagert werden soll. Fulfillment-Center befinden sich in der Nähe von Städten, in denen das Unternehmen den größten Teil seines Kundenstamms erreichen kann.
3. Technologie (Technology)
Werkzeuge wie Bestandsverwaltungssoftware und Lagerverwaltungssysteme spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass der Abwicklungsprozess genau und effizient funktioniert.
Software-Tools können Ihnen helfen, den gesamten Prozess zu optimieren, was es Ihnen erleichtert, Bestellungen genau zu bearbeiten.
Diese Tools liefern auch entscheidende Daten, die Ihnen helfen, angemessene Produktmengen auf Lager zu halten und sogar die Nachfrage vorherzusagen.
Wie Sie die Effizienz Ihres Auftragsabwicklungsprozesses steigern
Sie können Ihren Abwicklungsprozess mit den folgenden bewährten Methoden optimieren:
1. Nutzen Sie Bestandsverwaltungssoftware
Verwenden Sie Software-Tools, um Ihren Verkaufsprozess mit Ihrem Auftragsabwicklungsprozess zu verknüpfen. Diese Tools helfen Ihnen, Packlisten zu erstellen, Artikel in den Regalen Ihres Lagers zu identifizieren und Retouren zu verwalten.
2. Optimieren Sie den Lagerbetrieb durch Slotting
Slotting beinhaltet das Gruppieren und Einlagern von Produkten im optimalsten Bereich, um den Kommissioniervorgang zu beschleunigen.
Ein Beispiel ist ein System, bei dem langlebige Artikel zusammengefasst und an einem Ort platziert werden, an dem sie zuerst kommissioniert werden können, während zerbrechliche Artikel zusammengefasst und zuletzt kommissioniert werden.
Dies beschleunigt den Prozess, da Lagermitarbeiter robuste Artikel schnell zusammen bearbeiten können, bevor sie sich Zeit nehmen, um zerbrechliche Artikel sorgfältig zu kommissionieren und zu verpacken.
3. Führen Sie Automatisierung ein und nutzen Sie intelligente Lagersysteme
Automatisierungslösungen wie kollaborative mobile Roboter können die Kommissioniereffizienz verbessern und Fehler reduzieren. Diese Roboter nutzen KI, um die richtigen Artikel zu identifizieren und zu kommissionieren, bevor sie sie zur entsprechenden Station für die Verpackung bringen.
Sie sollten auch intelligente Systeme wie SKUs, RFID-Scanner (Radio-Frequency Identification), Auftragsabwicklungssoftware, maschinelles Lernen und andere relevante Software-Tools nutzen.
4. Steigern Sie die Transparenz in der Lieferkette
Ein effektives Lieferkettenmanagement hilft Ihnen, die Produktion zu verfolgen und die Lagerbestände zu verwalten, um sicherzustellen, dass Sie jederzeit das Bestellvolumen erfüllen können.
Ein System, das Daten in Ihrer gesamten Lieferkette sammelt, gibt Ihnen die Echtzeittransparenz, die notwendig ist, um einen effizienten Auftragsabwicklungsprozess zu schaffen.
Schlusswort
Das Ziel jedes Geschäftsinhabers ist es, Prozesse zu schaffen, die es ihm ermöglichen, die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Zufriedene Kunden bedeuten mehr Einnahmen für Ihr Geschäft.
Befolgen Sie die oben genannten Tipps, um das beste Auftragsabwicklungsmodell für Ihr Unternehmen auszuwählen und zu implementieren. Ein effizienter Auftragsabwicklungsprozess wird Ihnen helfen, die Kundenerwartungen jedes Mal zu übertreffen und außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten.
