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Tipps, die Sie über die Ausrichtung virtueller Veranstaltungen wissen sollten
5 Tipps für die Ausrichtung virtueller Veranstaltungen
Virtuelle Veranstaltungen sind die neue Grenze für die Vernetzung von Gemeinschaften. Die Digitalmarketing-Agentur davies + dixon gibt 5 Tipps für die erfolgreiche Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung.
Quelle: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Autor: Gastautor Veröffentlicht: 2021-11-08T23:08:59.000Z Lesezeit: 4 Minuten Lesezeit
Brummende Hotellobbys und geschäftige Kongresshallen standen in den letzten zwei Jahren aufgrund von COVID-19 leer. Aber das bedeutet nicht, dass die menschliche Verbindung aufgehört hat.
Eine beispiellose Anzahl etablierter Veranstaltungen wechselte zu einem rein virtuellen Modell, und eine Vielzahl völlig neuer, virtuell durchgeführter Veranstaltungen entstand in dieser seltsamen Zeit.
Auch wenn wir uns nicht ganz wohl dabei fühlen, etwas, das aus einer tragischen Pandemie resultiert, als „Silberstreif am Horizont“ zu bezeichnen, war es erstaunlich zu sehen, wie widerstandsfähig Veranstaltungsorganisatoren in dieser Zeit waren, als sie sichere Wege fanden, um in einer extrem isolierenden Zeit Gemeinschaft aufzubauen.
Als Ergebnis unserer Erfahrung und Nähe zu so vielen virtuellen Veranstaltungen und unglaublich talentierten Planern haben wir viel gelernt! Und wir teilen diese Lektionen mit der tendlyn-Community.
Kelsey (Mitbegründerin + Präsidentin) & Karin (Marketingstrategin) von Davies & Dixon
1. Virtuelle Veranstaltungen = verzögerte Anmeldungen.
Wenn die Veranstaltung virtuell ist, haben wir gelernt, mit verzögerten Anmeldungen und Ticketverkäufen im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen zu rechnen, wobei die Mehrheit der Teilnehmer die Tickets kauft oder sich in der letzten Woche oder den letzten Tagen vor der Anmeldung anmeldet.
Virtuelle Veranstaltungen erfordern nicht die gleiche Art von Vorausplanung wie IRL-Veranstaltungen (Flugtickets, Hotelreservierungen, Autovermietung, zusätzliche Kinderbetreuung usw.), und daher verspüren potenzielle Teilnehmer weniger Dringlichkeit, ihren Platz frühzeitig zu reservieren.
2. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren.
Virtuelle Veranstaltungen erfordern eine Menge Kommunikation mit Ihren Teilnehmern, sowohl potenziellen als auch bereits angemeldeten! Ihre digitalen Marketingkanäle wie E-Mail und soziale Medien werden entscheidende Bestandteile Ihres Kommunikationsplans sein. Wenn Sie potenzielle Teilnehmer per E-Mail kontaktieren, stellen Sie sicher, dass Sie ein lebendiges Bild davon zeichnen, was sie erwartet. Listen Sie Ihre Redner mit Links zu ihren Websites oder sozialen Profilen auf, besprechen Sie das Format und die Dauer, antizipieren und dokumentieren Sie Fragen, die ein potenzieller Teilnehmer zur Veranstaltung haben könnte.
Während der Veranstaltung gibt es keine Überkommunikation! Eine gute Praxis ist es, 48 und 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn eine Start-E-Mail mit allen wichtigen Informationen zu planen. Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung haben, empfehlen wir, täglich Zusammenfassungs-E-Mails zu senden!
3. Fortschrittliche Tools sind großartig, um das Engagement der Teilnehmer zu fördern, aber einfache Tools sind ebenfalls wirkungsvoll.
Es gibt so viele erstaunliche Tools da draußen, die Ihnen helfen, Ihre virtuelle Veranstaltung durchzuführen UND die Teilnehmer bei der Stange zu halten! Wir haben (aus Marketingsicht) virtuelle Veranstaltungen unterstützt, die eine Vielzahl interessanter Tools und Plattformen nutzen, darunter einige Veranstaltungen, die ihre eigene virtuelle Konferenzhalle für ein wirklich einzigartiges Erlebnis gebaut haben. Wir arbeiten auch mit einer Vielzahl von Veranstaltungen zusammen, die kaum mehr als Zoom und eine Eventbrite-Seite verwenden. Es ist keine Schande, einfache Tools zu verwenden! Es kann so viel Kreativität, Gemeinschaft und Innovation entstehen, selbst mit den geringsten Ressourcen.
Überlegen Sie, wie Sie etwas wie einen Fernlichtschalter oder ein drahtloses Automatisierungsmodul integrieren könnten, um die Beleuchtung oder Atmosphäre während eines Live-Streams zu steuern – diese kleinen Details können einen großen Unterschied machen. Sogar ein einfaches HF-Steuerrelais kann helfen, eine virtuelle Fotobox oder einen Heimlichtregler für den Raum eines Präsentators zu automatisieren. Sie brauchen kein vollwertiges Produktionsstudio; manchmal reicht ein Kanalrelais oder ein WLAN-Relais-Controller aus, um einen zusätzlichen Schliff zu verleihen.
4. Suchen Sie nach Aktivierungsmöglichkeiten, um Engagement und Teilnahme zu steigern.
Unabhängig davon, welche Tools Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung verwenden, denken Sie über die kleinen und großen Wege nach, wie Sie Ihre virtuelle Veranstaltung einzigartig und teilenswert in sozialen Medien machen können. Eines unserer liebsten einfachen Beispiele dafür war die Idee eines Kunden, eine virtuelle Fotobox zu haben! Dies ist ein Aspekt, der nicht viel Zeit oder Aufwand erfordert, aber eine einzigartige Möglichkeit für Teilnehmer bietet, sich zu verbinden. In unserer Erfahrung hat dies zu einer Menge unterhaltsamer, von Teilnehmern erstellter Inhalte geführt, die online geteilt werden und (mit Erlaubnis) als Marketingmaterial in der Zukunft verwendet werden können.
Für eine intensivere Aktivierungsmöglichkeit denken Sie an Ticketoptionen, die Lieferungen nach Hause beinhalten. Wir haben Veranstaltungen gesehen, bei denen die Option bestand, eine Blumenlieferung zu Ihrem Ticket für einen DIY-Blumenarrangement-Workshop, lokal bezogene Wurstwaren, Wein und Goodie-Bags hinzuzufügen, die direkt an die Haustür der Teilnehmer geliefert werden. Eine weitere fantastische Möglichkeit, Engagement und von Teilnehmern erstellte Inhalte zu fördern!
Poshmark virtuelle Fotobox mit tendlyns Partnerships Managerin, Cathy!
5. Soziale Medienkanäle helfen, das Potenzial Ihrer Veranstaltung zu maximieren.
Sehen Sie sich die vollständige Version dieses Artikels hier an.
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