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Comprendiendo el proceso de cumplimiento de pedidos: una guía esencial para pequeñas empresas
Comprendiendo el Proceso de Cumplimiento de Pedidos: Una Guía Esencial para Pequeñas Empresas
El proceso de cumplimiento de pedidos juega un papel clave en el éxito de tu negocio minorista. Aquí te explicamos cómo puedes optimizarlo para tu pequeña empresa.
Fuente: https://tendlyn.com/imprint/understanding-order-fulfillment-for-small-businesses/ Autor: Francesca Nicasio Publicado: 2021-10-11T00:09:39.000Z Tiempo de lectura: 10 minutos
Hay muchos procesos complejos involucrados, y los minoristas pasan por muchas dificultades para entregar productos a los clientes lo más rápido posible.
Para los propietarios de pequeñas empresas, esto se vuelve aún más difícil, ya que operan con recursos y personal limitados. Por lo tanto, los dueños de tiendas de comercio electrónico exitosos se centran en establecer un proceso eficiente de cumplimiento de pedidos.
En este artículo, te ayudaremos a comprender qué es el proceso de cumplimiento de pedidos y cómo puedes optimizarlo para tu pequeña empresa.
Empecemos.
El Proceso de Cumplimiento de Pedidos, Explicado
El proceso completo de llevar los productos de tu tienda al cliente se conoce como cumplimiento de pedidos. Es una serie de actividades que facilitan el procesamiento y la entrega de pedidos a los clientes.
El proceso comienza cuando un cliente realiza un pedido en tu sitio web/aplicación y termina cuando el cliente recibe un producto con el que está satisfecho. Implica el proceso de recepción de inventario, almacenamiento, preparación, empaque, envío de los productos y procesamiento de devoluciones si el cliente ya no desea el artículo entregado.
Hoy en día, los clientes están acostumbrados a envíos rápidos, incluidas opciones de entrega en 24 horas y dos días. Las empresas que carecen de un proceso eficiente de cumplimiento de pedidos para garantizar una entrega asequible y oportuna tendrán dificultades para competir en el mercado.
5 pasos clave en el proceso de cumplimiento de pedidos de comercio electrónico
El proceso de cumplimiento de pedidos de comercio electrónico generalmente implica cinco pasos clave. Analicemos cada uno de ellos más de cerca.
1. Recepción de inventario
También conocido como proceso de entrada de mercancías, esta es la etapa en la que envías tu inventario a tu centro de cumplimiento para que se almacene y esté listo para su procesamiento.
Cuando recibes inventario en el almacén de cumplimiento, tu personal deberá examinarlo, hacer un inventario y etiquetarlo. Los artículos se revisan y sus dimensiones, fotos, pesos y códigos de barras se agregan al sistema de gestión de almacenes. Esto garantiza un procesamiento de pedidos preciso y eficiente en las etapas posteriores.
2. Almacenamiento
La etapa de almacenamiento implica el almacenamiento de inventario para su futura distribución. Los empleados deben asegurarse de colocar los artículos en las ubicaciones más óptimas de tu espacio de almacén. Esto ayudará a facilitar el envío rápido de pedidos sin demoras.
Puedes optar por colocar los productos de alta rotación más cerca de la estación de empaque y colocar los productos menos populares más adentro de tu almacén. Esto garantiza que los productos de alta rotación estén siempre listos para una entrega rápida.
3. Procesamiento de pedidos
Cuando un cliente realiza un pedido en línea, este se registra en tu sistema de gestión de inventario. Se envía una confirmación del pedido al cliente y se envía una solicitud a tu centro de cumplimiento para el procesamiento del pedido.
Esta es posiblemente la etapa más importante en el proceso de cumplimiento de pedidos. Tiene el mayor impacto en la satisfacción del cliente. Aquí es donde los pedidos se toman del estante y se llevan a la estación de empaque para ser empaquetados y etiquetados para su envío.
El método de preparar-empaquetar-enviar es un método popular y eficiente de procesamiento de pedidos que puedes adoptar. En este método, se genera un albarán que ayuda a los preparadores del almacén a seleccionar los artículos correctos.
A continuación, los artículos se llevan a la estación de empaque donde se utilizan los materiales de empaque adecuados para el embalaje. Luego, los artículos se sellan y se les colocan las etiquetas de envío.
Este método garantiza velocidad y precisión, lo que limita las posibilidades de que los pedidos lleguen tarde o contengan artículos incorrectos.
4. Envío
Una vez que los artículos se han clasificado y empaquetado, son recogidos por transportistas como FedEx y entregados al cliente final.
El envío de pedidos puede ofrecer una ventaja competitiva clave para tu negocio si puedes optimizar tu proceso y ofrecer envío el mismo día a bajo costo.
Puedes usar el peso y los requisitos específicos de un pedido para asegurarte de que se asigne automáticamente al transportista de envío más rápido y rentable. Un software de gestión de almacenes puede ayudar a establecer dicho sistema.
También debes compartir la información de seguimiento con tus clientes para que puedan rastrear sus envíos en tiempo real.
5. Procesamiento de devoluciones
Una vez que se ha entregado un pedido, un cliente puede crear una solicitud de devolución si es necesario. Luego, esto es procesado por la tienda en línea: se concede un reembolso y el inventario se actualiza en consecuencia.
Es importante que los compradores puedan iniciar y rastrear las devoluciones en tu plataforma de comercio electrónico fácilmente. También debes poder recibir y procesar las devoluciones lo más rápido posible.
Es probable que los clientes regresen a tu tienda si el proceso de devolución es sin complicaciones. Asegúrate de que tu política de devoluciones sea fácilmente accesible en tu sitio web para que los clientes conozcan tus pautas de servicio.
El mejor enfoque es tratar de eliminar los factores que aumentan la probabilidad de devoluciones en primer lugar. La mayoría de las devoluciones se deben a productos dañados o al envío de artículos incorrectos.
Asegúrate de que tu personal esté bien capacitado y motivado para que los productos se seleccionen y empaqueten con cuidado, reduciendo así los errores que provocan devoluciones. Tu sistema de gestión de pedidos también ayudará con las comprobaciones de peso, código de barras y visuales para garantizar que se seleccionen los artículos correctos durante la etapa de procesamiento de pedidos.
Tipos de Modelos de Cumplimiento de Pedidos
Hay cuatro modelos populares de cumplimiento de pedidos entre los que puedes elegir según las necesidades de tu negocio. Analicemos cada uno de estos modelos con un poco más de detalle:
1. Cumplimiento interno o autogestión
Esto ocurre cuando una empresa de comercio electrónico gestiona su proceso de cumplimiento utilizando sus propias instalaciones y recursos. El almacenamiento de inventario, el procesamiento de pedidos y el envío son manejados completamente por la empresa.
Este modelo suele ser adoptado por tiendas a pequeña escala que utilizan el cumplimiento interno como una opción de bajo costo cuando tienen muy pocos pedidos que manejar. A medida que estas empresas crecen, pueden mudarse a un centro de cumplimiento más grande o adoptar cualquiera de los otros modelos que se enumeran a continuación.
El cumplimiento interno de pedidos también puede ser utilizado por empresas establecidas que desean controlar el proceso desde la fabricación hasta la entrega del producto para garantizar que los clientes obtengan la mejor experiencia posible.
Ventajas
Desventajas
2. Cumplimiento de pedidos subcontratado
En este modelo, una empresa subcontrata su cumplimiento de pedidos a una empresa de logística de terceros o de cumplimiento de pedidos. Aquí, el proveedor de cumplimiento externo recibe los productos fabricados de la empresa y luego maneja todo el proceso de cumplimiento, desde el almacenamiento hasta la entrega del producto.
Los artículos se almacenan en centros de cumplimiento propiedad de la empresa de logística y el procesamiento de pedidos lo realizan los empleados de tu socio de cumplimiento. Esto significa que no necesitas comprometer recursos para construir tu propio almacén ni contratar empleados adicionales. El sistema Amazon FBA es un buen ejemplo de cómo funciona esto.
Adoptar soluciones de cumplimiento de pedidos subcontratadas te ahorrará el tiempo que dedicas a las actividades de cumplimiento y también ayudará a reducir los costos de envío, ya que las empresas 3PL a menudo disfrutan de tarifas de envío con descuento por parte de los transportistas.
Ventajas
Desventajas
3. Dropshipping
El dropshipping te elimina por completo del proceso de fabricación y cumplimiento de pedidos.
La forma en que funciona es que recibes un pedido de tu cliente y luego realizas una solicitud de ese producto a tu proveedor. Proporcionarás al proveedor información sobre los detalles del pedido del cliente y la dirección del cliente.
Los productos se enviarán al cliente directamente desde el proveedor y nunca tendrás que mantener los productos en stock.
La adopción del dropshipping está creciendo entre las tiendas de comercio electrónico y los minoristas debido a la comodidad y el poco capital inicial requerido.
Ventajas
Desventajas
4. Cumplimiento híbrido
Este modelo combina dos de los modelos de cumplimiento de pedidos enumerados anteriormente. Una empresa puede utilizar el cumplimiento interno de pedidos para artículos personalizados mientras utiliza servicios de cumplimiento de pedidos de terceros para artículos más genéricos.
También puedes optar por utilizar el cumplimiento interno de pedidos para productos de marca mientras utilizas el dropshipping para artículos que no son fabricados por tu empresa. La principal ventaja del modelo híbrido es la flexibilidad que brinda a los propietarios de pequeñas empresas.
Ventajas
Desventajas
Factores Clave que Impactan el Cumplimiento de Pedidos
Estos son los tres factores clave que darán forma a tu estrategia de cumplimiento de pedidos:
1. Volumen de pedidos
Las empresas emergentes y las pequeñas tiendas en línea que procesan pedidos en un volumen bajo pueden utilizar el cumplimiento interno. Sin embargo, una vez que alcanzas los 300 pedidos o más en un mes, se vuelve difícil procesar los pedidos por ti mismo sin contratar personal adicional o subcontratar el proceso.
Con más volumen, tendrás que rastrear más inventario, empaquetar más artículos y gestionar las devoluciones de aún más artículos. Cuando el cumplimiento de pedidos comienza a exceder las capacidades de tu pequeño equipo, es hora de considerar la subcontratación del proceso de cumplimiento.
2. Ubicación
La ubicación es importante porque determina el tiempo que tus productos pasarán viajando hacia tus clientes.
El tiempo de tránsito determina tus costos de envío, la velocidad de entrega y el método de envío. Las pequeñas tiendas en línea pueden reducir los costos de envío limitando las opciones de envío a las zonas de envío más caras.
Las empresas establecidas utilizan la ubicación para determinar dónde almacenar el inventario. Los centros de cumplimiento están ubicados cerca de las ciudades donde la empresa puede llegar a la mayor parte de su base de clientes.
3. Tecnología
Herramientas como el software de gestión de inventario y los sistemas de gestión de almacenes juegan un papel crucial para garantizar que el proceso de cumplimiento funcione de manera precisa y eficiente.
Las herramientas de software pueden ayudarte a optimizar todo el proceso, lo que facilita el procesamiento preciso de los pedidos.
Estas herramientas también proporcionan datos cruciales que te ayudan a mantener cantidades adecuadas de productos en stock e incluso a pronosticar la demanda.
Cómo Aumentar la Eficiencia de tu Proceso de Cumplimiento de Pedidos
Puedes optimizar tu proceso de cumplimiento utilizando las siguientes mejores prácticas:
1. Aprovecha el software de gestión de inventario
Utiliza herramientas de software para vincular tu proceso de ventas con tu proceso de cumplimiento de pedidos. Estas herramientas te ayudarán a generar listas de empaque de pedidos, identificar artículos en los estantes de tu almacén y gestionar las devoluciones.
2. Utiliza la ubicación estratégica para optimizar las operaciones del almacén
La ubicación estratégica implica agrupar y almacenar productos en el área más óptima para acelerar el proceso de preparación.
Un ejemplo es un sistema donde los artículos duraderos se agrupan y se colocan en un lugar donde se puedan recoger primero, mientras que los artículos frágiles se agrupan y se recogen al final.
Esto acelera el proceso, ya que los trabajadores del almacén pueden procesar rápidamente los artículos resistentes juntos, antes de tomarse su tiempo para seleccionar y empaquetar cuidadosamente los artículos frágiles.
3. Adopta la automatización y utiliza sistemas de almacén inteligentes
Las soluciones de automatización, como los robots móviles colaborativos, pueden mejorar la eficiencia de la preparación y reducir los errores. Estos robots utilizan IA para identificar y seleccionar los artículos correctos, antes de llevarlos a la estación correspondiente para su empaque.
También debes aprovechar sistemas inteligentes como SKU, escáneres RFID (Identificación por Radiofrecuencia), software de cumplimiento de pedidos, aprendizaje automático y otras herramientas de software relevantes.
4. Aumenta la visibilidad de la cadena de suministro
Una gestión eficaz de la cadena de suministro te ayudará a rastrear la producción y gestionar los niveles de inventario para asegurarte de que siempre puedas cumplir con los volúmenes de pedidos.
Un sistema que recopile datos a lo largo de tu cadena de suministro te brindará la visibilidad en tiempo real necesaria para crear un proceso eficiente de cumplimiento de pedidos.
Palabras Finales
El objetivo de todo propietario de un negocio es crear procesos que les permitan satisfacer las demandas de sus clientes. Los clientes satisfechos significan más ingresos para tu tienda.
Sigue los consejos mencionados anteriormente para seleccionar e implementar el mejor modelo de cumplimiento de pedidos para tu negocio. Un proceso eficiente de cumplimiento de pedidos te ayudará a superar las expectativas de los clientes cada vez y ofrecer experiencias excepcionales.
