5 Consejos para Organizar Eventos Virtuales

Los eventos virtuales son la nueva frontera para conectar comunidades. La agencia de marketing digital, davies + dixon, ofrece 5 consejos para organizar un evento virtual exitoso.

Fuente: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Autor: Autor Invitado Publicado: 2021-11-08T23:08:59.000Z Tiempo de lectura: 4 minutos de lectura

Los bulliciosos vestíbulos de hoteles y los concurridos salones de conferencias estuvieron vacíos en los últimos dos años debido al COVID-19. Pero eso no significa que la conexión humana se detuviera.

Una cantidad sin precedentes de eventos establecidos giró hacia un modelo completamente virtual, y una gran cantidad de eventos totalmente nuevos, realizados de forma virtual, surgieron durante este extraño tiempo.

Nuestra agencia de marketing digital tuvo el placer de apoyar más de 400 horas de programación de eventos virtuales en vivo en el último año y medio, atendiendo a más de 30,000 asistentes en el proceso.

Aunque no nos sentimos del todo cómodos etiquetando cualquier cosa que resulte de una pandemia trágica como un “lado positivo”, ha sido increíble observar la resiliencia de los organizadores de eventos durante este tiempo, mientras encuentran formas seguras de construir comunidad en un período extremadamente aislante.

Como resultado de nuestra experiencia y cercanía a tantos eventos virtuales y planificadores increíblemente talentosos, ¡hemos aprendido mucho! Y compartimos esas lecciones con la comunidad de tendlyn.

Kelsey (Co-Fundadora + Presidenta) y Karin (Estratega de Marketing) de Davies & Dixon

1. Eventos virtuales = inscripciones retrasadas.

Si el evento es virtual, hemos llegado a esperar inscripciones y ventas de entradas retrasadas en comparación con los eventos presenciales, con la mayoría de los asistentes comprando o registrándose durante la última semana o los últimos días antes del cierre de inscripción.

Los eventos virtuales no requieren el mismo tipo de planificación anticipada que los eventos en persona (billetes de avión, reservas de hotel, alquiler de coches, cuidado de niños adicional, etc.) y, por lo tanto, los posibles asistentes sienten menos urgencia por reservar su lugar con anticipación.

2. Comunica, comunica, comunica.

Los eventos virtuales requieren una gran comunicación con tus asistentes, ¡tanto potenciales como confirmados! Tus canales de marketing digital, como el correo electrónico y las redes sociales, serán piezas cruciales de tu plan de comunicación. Al contactar a posibles asistentes por correo electrónico, asegúrate de pintar una imagen vívida de lo que pueden esperar. Enumera tus ponentes con enlaces a sus sitios web o perfiles de redes sociales, habla sobre el formato y la duración, anticipa y documenta las preguntas que un posible asistente podría tener sobre el evento.

Durante el evento, ¡no existe el exceso de comunicación! Una buena práctica recomendada es planificar un correo electrónico de inicio 48 y 24 horas antes de que comience el evento con toda la información importante. Si tienes un evento de varios días, ¡recomendamos enviar correos electrónicos de resumen a diario!

3. Las herramientas avanzadas son increíbles para impulsar la participación de los asistentes, pero las herramientas simples también son poderosas.

¡Hay tantas herramientas increíbles disponibles para ayudarte a llevar a cabo tu evento virtual y mantener a los asistentes comprometidos! Hemos apoyado (desde el frente de marketing) eventos virtuales que utilizan una variedad de herramientas y plataformas interesantes, incluidos algunos eventos que construyeron su propia sala de conferencias virtual para una experiencia verdaderamente única. También trabajamos con una variedad de eventos que usan poco más que Zoom y una página de Eventbrite. ¡No hay vergüenza en el juego de las herramientas simples! Puede ocurrir tanta creatividad, comunidad e innovación incluso con los recursos más escasos.

4. Busca oportunidades de activación para aumentar el compromiso y la participación.

Sin importar qué herramientas uses para llevar a cabo tu evento virtual, piensa en esas formas grandes y pequeñas de hacer que tu evento virtual sea único y digno de compartir en redes sociales. Uno de nuestros ejemplos simples favoritos fue la idea de un cliente de tener un fotomatón virtual. Este es un aspecto para incorporar que no requiere mucho tiempo ni gastos generales, pero permite una forma única para que los asistentes se conecten. En nuestra experiencia, ha generado una gran cantidad de contenido divertido creado por los asistentes y compartido en línea que puede usarse (con permiso) como material de marketing en el futuro.

Para una oportunidad de activación más intensiva, considera opciones de entradas que incluyan envíos a domicilio. Hemos visto eventos con la opción de agregar entrega de flores a tu entrada para un taller de arreglos florales DIY, charcutería de origen local, vino y bolsas de regalo entregadas directamente en la puerta de los asistentes. ¡Otra oportunidad fantástica para fomentar el compromiso y el contenido generado por los asistentes!

Fotomatón virtual de Poshmark con Cathy, Gerente de Alianzas de tendlyn.

5. Los canales de redes sociales ayudarán a maximizar el potencial de tu evento.

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