Construyendo #itstendlyn: Cómo Funciona Nuestro Programa Global de Onboarding Virtual

A medida que tendlyn crece, compartimos más sobre nuestra gente y procesos. Así es como hemos diseñado nuestro programa de onboarding para los nuevos miembros del equipo que se unen a nuestro equipo remoto global híbrido.

Fuente: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Autor: tendlyn Publicado: 2021-10-06T21:58:26.000Z Tiempo de lectura: 6 minutos

Tengo un Presentimiento

Todos conocen esa anticipación (y seamos honestos, a veces miedo) cuando empiezas un nuevo trabajo. Pasas de una empresa o quizás una escuela donde conoces a todas las personas, las expectativas, cómo hacer las cosas. Luego entras en un nuevo rol y tu mundo se pone patas arriba, nuevos nombres, caras, tecnología y productos.

En el mejor de los casos, has pasado por un proceso de reclutamiento que te da una idea del equipo y la empresa, pero hasta que cruzas la puerta (o la puerta virtual, en nuestro caso) es difícil evaluar completamente cómo lo encontrarás y también cuánto tiempo podría tomar volver a esa sensación de normalidad que tenías antes.

En nuestro caso, añade un equipo que crece día a día, ahora en 9 países, y puede ser fácil dejarse llevar y sentirse desorientado.

Cuando nos propusimos diseñar nuestro programa de onboarding, sabíamos que queríamos una experiencia que fuera consistente para cada persona que ingresara, independientemente del equipo o la ubicación.

Queríamos que se sintieran emocionados por el desafío del trabajo que tenían por delante y que se sintieran conectados y rodeados por un equipo que los apoyara para alcanzar esos grandes objetivos.

Esto no es tarea fácil, pero hemos avanzado mucho. Aquí, compartimos nuestro programa de onboarding para mostrar cómo estamos pensando y escalando nuestro programa con un equipo remoto global.

Antes del Gran Día

Tan pronto como alguien es contratado, se ponen en marcha los engranajes para el onboarding.

Trabajando estrechamente con los gerentes, el equipo de personas se encargará de lo básico. Se configuran el correo electrónico, Slack, Asana y otros inicios de sesión, y se solicita el equipo de trabajo.

Al ser una empresa centrada en la sostenibilidad, nuestro objetivo es comprar laptops reacondicionadas y limitar la distancia de envío del artículo, por lo que encontramos proveedores locales en cada mercado y compramos directamente para que se envíen a nuestro equipo.

No está exento de contratiempos: hemos tenido una laptop perdida este año y nuestra tarjeta de crédito bloqueada temporalmente por nuestro sospechoso comportamiento de compra de laptops, pero mantenerlo local ha funcionado muy bien en general.

Mientras se gestionan los inicios de sesión, el equipo y otras tareas administrativas, el gerente tiene un enfoque principal durante esta ventana previa al onboarding: objetivos de 90 días. Para cada persona que ingresa, la expectativa es que haya una hoja de ruta clara de lo que se debe lograr y cómo se medirá el éxito.

El gerente y el nuevo miembro del equipo pueden revisar esto el día 1 para aliviar cualquier preocupación sobre lo que se espera en los próximos meses. Donde podamos estandarizar esto, lo haremos, para que sea consistente en el futuro.

Experimentando tendlyn (Nuestro Paquete Físico de Onboarding)

Con la sostenibilidad como valor central, hemos dedicado tiempo en el último año a refinar nuestros paquetes físicos de onboarding. No queríamos enviar artículos que no se usaran, y también necesitábamos asegurarnos de que los productos que enviamos cumplieran con los mismos marcos de sostenibilidad que usamos para nuestros productos.

Cada miembro del equipo recibe un paquete de muestras de tendlyn para que puedan experimentar la calidad de los productos ellos mismos, incluyendo papel de seda, sobres, pegatinas y una bolsa de tela; luego vemos al equipo usar estos diferentes productos como papel de regalo, pegatinas en laptops, nuestras tarjetas enmarcadas y colocadas en las paredes de las oficinas en casa.

Dependiendo del mercado, también recibirán un cuaderno de papel reciclado, un lápiz que al terminarse se convierte en una planta, una insignia para planchar con el diseño de su equipo que pueden usar en una camiseta, sudadera, gorra u otra prenda de su elección, y nuestro artículo más codiciado: gafas de sol sostenibles de la primera empresa de nuestro fundador que lo inició todo.

En 2022, todos nuestros mercados recibirán los mismos artículos, con algunos nuevos en el horizonte también, según la demanda popular del equipo.

¡El Gran Día Ha Llegado!

¡Es hora! El equipo ha llegado junto con un paquete previo al onboarding con inicios de sesión y un esquema completo del día 1. Planeando el inevitable contratiempo técnico del primer día, detallamos el itinerario del día 1 en su totalidad y lo enviamos con anticipación para que las personas puedan unirse a las reuniones de onboarding y tener enlaces a documentos clave sin necesidad de iniciar sesión y ver su calendario primero.

Nuestro amor por las listas y la planificación no se detiene ahí. Una vez que hayas iniciado sesión en nuestros sistemas, encontrarás un plan de proyecto integral de onboarding.

Diseñado en torno a nuestros valores, en la primera semana aprenderás sobre nuestros clientes y comunidades: quiénes son, qué productos ofrecemos, cómo nuestros clientes están usando estos productos (los diseños son 😍) y nuestra experiencia del cliente.

En la semana 2, te centrarás en la sostenibilidad, que abarca tanto el aspecto ambiental como nuestros objetivos de equipo, nuestras métricas y nuestra estrategia a largo plazo. La semana 3 trata sobre la creatividad: aprender más sobre cada equipo, en qué se centran y sus aprendizajes.

No puedes tener verdadera creatividad sin tener la imagen completa o aprender de los errores, por lo que comprender eso de otros equipos completa la semana 3.

Entre este programa, tendrás sistemas que aprender, tareas relacionadas con tus objetivos de 90 días, proyectos a los que unirte, y deberías encontrar todo esto detallado en tu plan de onboarding.

Volviendo a la sensación que queríamos que la gente tuviera al unirse al equipo, era emoción por el desafío que tenían por delante. Establecemos grandes objetivos y ponemos en marcha mucha estructura para apoyar su logro.

No somos partidarios del ajetreo interminable, ni de la mentalidad de “nadar o hundirse” de la vida temprana de una startup: nuestro objetivo es implementar una estructura reflexiva que permita a nuestro equipo lograr un gran trabajo.

Concluyendo

Como puedes ver, las listas y la planificación juegan un papel enorme en nuestro programa. Alrededor del 60% de este programa es asíncrono, por lo que es una experiencia consistente en todo el mundo, independientemente del equipo y las zonas horarias. El otro 40% somos conscientes de hacer que el tiempo sea impactante.

Presentamos a los miembros del equipo en Slack con una sesión de preguntas y respuestas para que la gente inicie conversaciones de inmediato sobre intereses compartidos y pueda unirse a nuestra variedad de canales sociales de Slack que podrían disfrutar.

Compartimos “manuales de usuario” para los nuevos y los equipos existentes para que puedas ir directo a los detalles sobre estilos de trabajo y preferencias dentro de tu equipo y con las partes interesadas clave, y realizamos llamadas grupales de onboarding sobre temas clave para que te sientas conectado con aquellos que comienzan al mismo tiempo que tú.

Tenemos los programas de compañeros habituales, y complementamos esto con emparejamientos aleatorios mensuales en toda la empresa como una forma de conocer a nuevas personas con las que podrías haberte topado si estuviéramos en un entorno de oficina.

Mirando hacia el próximo año, seguiremos refinando nuestro programa. A medida que crecemos rápidamente, hay momentos en los que podemos perder consistencia, o podemos inculcar mejor nuestros valores de comunidad, creatividad y sostenibilidad, o necesitamos encontrar nuevas formas de operar el programa para poder pasar de 10 personas en onboarding al mes a 30 o más.

Continuaremos recopilando comentarios regularmente durante todo el proceso de onboarding de nuestro equipo y monitorearemos nuestros datos, como el éxito de nuestro equipo en relación con los objetivos de 90 días, las cifras de compromiso y retención.

¿Quieres venir en este viaje con nosotros? Echa un vistazo a la página de carreras de tendlyn ¡aquí!