case studies
conseils à connaître sur l'organisation d'événements virtuels
5 conseils pour organiser des événements virtuels
Les événements virtuels sont la nouvelle frontière pour connecter les communautés. L’agence de marketing digital davies + dixon propose 5 conseils pour organiser un événement virtuel réussi.
Source : https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Auteur : Auteur invité Publié : 2021-11-08T23:08:59.000Z Temps de lecture : 4 minutes
Les halls d’hôtels animés et les salles de conférence bondées sont restés vides ces deux dernières années à cause du COVID-19. Mais cela ne signifie pas que les liens humains se sont arrêtés.
Un nombre sans précédent d’événements établis a basculé vers un modèle entièrement virtuel, et une multitude d’événements totalement nouveaux, réalisés virtuellement, ont vu le jour pendant cette période étrange.
Bien que nous ne soyons pas tout à fait à l’aise pour qualifier tout ce qui résulte d’une pandémie tragique de « rayon de soleil », il a été incroyable d’observer la résilience des organisateurs d’événements pendant cette période, alors qu’ils trouvaient des moyens sûrs de construire une communauté en des temps extrêmement isolants.
Grâce à notre expérience et à notre proximité avec tant d’événements virtuels et de planificateurs incroyablement talentueux, nous avons beaucoup appris ! Et nous partageons ces leçons avec la communauté tendlyn.
Kelsey (Co-fondatrice + Présidente) & Karin (Stratège marketing) de Davies & Dixon
1. Événements virtuels = inscriptions tardives.
Si l’événement est virtuel, nous avons appris à nous attendre à des inscriptions et des ventes de billets tardives par rapport au présentiel, la majorité des participants achetant ou s’inscrivant à l’événement au cours de la dernière semaine ou des derniers jours avant la clôture des inscriptions.
Les événements virtuels ne nécessitent pas le même type de planification avancée que les événements IRL (billets d’avion, réservations d’hôtel, location de voiture, garde d’enfants supplémentaire, etc.) et donc les participants potentiels ressentent moins d’urgence à réserver leur place tôt.
2. Communiquer, communiquer, communiquer.
Les événements virtuels nécessitent énormément de communication avec vos participants, qu’ils soient potentiels ou déjà inscrits ! Vos canaux de marketing digital comme l’email et les réseaux sociaux seront des éléments cruciaux de votre plan de communication. Lorsque vous contactez des participants potentiels par email, assurez-vous de brosser un tableau vivant de ce à quoi ils peuvent s’attendre. Listez vos intervenants avec des liens vers leurs sites web ou profils sociaux, décrivez le format et la durée, anticipez et documentez les questions qu’un participant potentiel pourrait se poser sur l’événement.
Pendant l’événement, il n’y a pas de surcommunication ! Une bonne pratique consiste à prévoir un email de lancement 48 et 24 heures avant le début de l’événement avec toutes les informations importantes. Si vous avez un événement sur plusieurs jours, nous recommandons d’envoyer des emails récapitulatifs quotidiens !
3. Les outils avancés sont formidables pour stimuler l’engagement des participants, mais les outils simples sont aussi puissants.
Il existe tellement d’outils formidables pour vous aider à réaliser votre événement virtuel ET à maintenir l’engagement des participants ! Nous avons soutenu (sur le plan marketing) des événements virtuels qui utilisent une variété d’outils et de plateformes intéressants, y compris certains événements qui ont construit leur propre salle de conférence virtuelle pour une expérience vraiment unique. Nous travaillons également avec une variété d’événements qui n’utilisent guère plus que Zoom et une page Eventbrite. Il n’y a pas de honte à utiliser des outils simples ! Tant de créativité, de communauté et d’innovation peuvent se produire même avec le moins de ressources possible.
4. Recherchez des opportunités d’activation pour augmenter l’engagement et la participation.
Quels que soient les outils que vous utilisez pour réaliser votre événement virtuel, pensez aux petites et grandes façons de rendre votre événement virtuel unique et digne d’être partagé sur les réseaux sociaux. L’un de nos exemples simples préférés était l’idée d’un client d’avoir un photomaton virtuel ! C’est un aspect à intégrer qui ne nécessite pas beaucoup de temps ou de frais généraux, mais qui offre une façon unique pour les participants de se connecter. Selon notre expérience, cela a généré beaucoup de contenu amusant créé par les participants et partagé en ligne, qui peut être utilisé (avec permission) comme support marketing à l’avenir.
Pour une opportunité d’activation plus intensive, envisagez des options de billets incluant des livraisons à domicile. Nous avons vu des événements avec l’option d’ajouter une livraison de fleurs à votre billet pour un atelier de composition florale DIY, de la charcuterie locale, du vin et des sacs de goodies livrés directement à la porte des participants. Une autre opportunité fantastique pour encourager l’engagement et le contenu généré par les participants !
Photomaton virtuel Poshmark avec Cathy, responsable des partenariats de tendlyn !
5. Les canaux de réseaux sociaux aideront à maximiser le potentiel de votre événement.
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