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Construction de #itstendlyn : Comment fonctionne notre programme d'intégration global et virtuel
Construire #itstendlyn : Comment fonctionne notre programme d’intégration mondial et virtuel
Alors que tendlyn grandit, nous partageons davantage sur nos collaborateurs et nos processus. Voici comment nous avons conçu notre programme d’intégration pour les nouveaux membres de notre équipe distante hybride mondiale.
Source : https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Auteur : tendlyn Publié : 2021-10-06T21:58:26.000Z Temps de lecture : 6 minutes
J’ai un Pressentiment
Tout le monde connaît cette anticipation (et soyons honnêtes, parfois la peur) lorsque l’on commence un nouveau travail. Vous venez d’une entreprise ou peut-être d’une école où vous connaissez tout le monde, les attentes, comment faire avancer les choses. Puis vous entrez dans un nouveau rôle et votre monde est bouleversé, avec de nouveaux noms, visages, technologies et produits.
Dans le meilleur des cas, vous avez traversé un processus de recrutement qui vous donne un aperçu de l’équipe et de l’entreprise, mais jusqu’à ce que vous passiez la porte (ou la porte virtuelle, dans notre cas), il est difficile d’évaluer pleinement comment vous vous y trouverez et combien de temps il faudra pour retrouver ce sentiment de normalité que vous aviez auparavant.
Dans notre cas, ajoutez une équipe qui grandit chaque jour, désormais dans 9 pays, et il est facile de se laisser emporter et de se sentir désorienté.
Lorsque nous avons entrepris de concevoir notre programme d’intégration, nous savions que nous voulions une expérience cohérente pour chaque personne arrivant, quelle que soit son équipe ou sa localisation.
Nous voulions qu’ils soient enthousiasmés par le défi du travail à venir et qu’ils se sentent connectés et entourés par une équipe qui les soutiendrait pour atteindre ces grands objectifs.
Ce n’est pas une mince affaire, mais nous avons parcouru un long chemin. Ici, nous partageons notre programme d’intégration pour montrer comment nous réfléchissons et développons notre programme avec une équipe distante mondiale.
Avant le Grand Jour
Dès qu’une personne est embauchée, les rouages de l’intégration se mettent en marche.
En étroite collaboration avec les managers, l’équipe des ressources humaines s’occupe de toutes les bases. Les comptes email, Slack, Asana et autres sont configurés et l’équipement de travail est commandé.
En tant qu’entreprise axée sur la durabilité, nous visons à acheter des ordinateurs portables reconditionnés et à limiter la distance de transport de l’article, nous trouvons donc des fournisseurs locaux sur chaque marché et achetons directement pour les expédier à notre équipe.
Cela ne se fait pas sans accrocs – nous avons perdu un ordinateur portable cette année et notre carte de crédit a été temporairement bloquée à cause de notre comportement d’achat suspect, mais garder cela local a très bien fonctionné dans l’ensemble.
Pendant que les comptes, l’équipement et autres tâches administratives sont pris en charge, le manager a un objectif principal durant cette période de pré-intégration : les objectifs à 90 jours. Pour chaque personne arrivant, l’attente est qu’il y ait une feuille de route claire de ce qui doit être accompli et comment le succès sera mesuré.
Le manager et le nouveau membre de l’équipe peuvent ensuite la parcourir dès le premier jour pour apaiser toute inquiétude sur ce qui est attendu dans les mois à venir. Là où nous pouvons modéliser cela, nous le ferons, pour que ce soit cohérent à l’avenir.
Découvrir tendlyn (Notre Pack d’Intégration Physique)
Avec la durabilité comme valeur fondamentale, nous avons passé du temps l’année dernière à affiner nos packs d’intégration physiques. Nous ne voulions pas envoyer des articles qui ne seraient pas utilisés, et nous devions également nous assurer que les produits que nous envoyons respectent les mêmes cadres de durabilité que ceux que nous utilisons pour nos produits.
Chaque membre de l’équipe reçoit un échantillon de produits tendlyn afin qu’ils puissent expérimenter la qualité des produits eux-mêmes, y compris du papier de soie, des enveloppes, des autocollants et un sac fourre-tout – nous voyons ensuite l’équipe utiliser ces différents produits comme papier cadeau, autocollants sur les ordinateurs portables, nos cartes encadrées et placées sur les murs des bureaux à domicile !
Selon le marché, ils recevront également un carnet en papier recyclé, un crayon qui, une fois terminé, se transforme en plante, un badge à repasser avec le design de leur équipe qu’ils pourront ensuite utiliser sur un t-shirt, un sweat à capuche, une casquette ou un autre article de leur choix, et notre article le plus convoité – des lunettes de soleil durables issues de la première aventure de notre fondateur qui a tout commencé !
En 2022, tous nos marchés recevront les mêmes articles, avec quelques nouveautés à l’horizon également, en fonction de la demande populaire de l’équipe.
Le Grand Jour est Arrivé !
C’est l’heure ! L’équipement est arrivé avec un pack de pré-intégration contenant les identifiants et un plan complet du premier jour. En prévision de l’inévitable problème technique du premier jour, nous détaillons l’itinéraire du premier jour en détail et l’envoyons à l’avance afin que les gens puissent toujours participer aux réunions d’intégration et avoir des liens vers les documents clés sans avoir besoin de se connecter et de voir leur calendrier en premier.
Notre amour des listes et de la planification ne s’arrête pas là non plus. Une fois que vous êtes connecté à nos systèmes, vous trouverez un plan de projet d’intégration complet.
En semaine 2, vous vous concentrerez sur la durabilité, qui comprend à la fois l’aspect environnemental et nos objectifs d’équipe, nos indicateurs et notre stratégie à long terme. La semaine 3 est entièrement consacrée à la créativité : en apprendre davantage sur chaque équipe, sur ce sur quoi elles se concentrent et sur leurs apprentissages.
Vous ne pouvez pas avoir une véritable créativité sans une vision d’ensemble ou sans apprendre de ses erreurs, donc comprendre cela des autres équipes complète la semaine 3.
Parmi ce programme, vous aurez des systèmes à apprendre, des tâches liées à vos objectifs à 90 jours, des projets à rejoindre, et vous devriez trouver tout cela dans votre plan d’intégration.
Pour revenir au sentiment que nous voulions que les gens aient en rejoignant l’équipe, c’était l’enthousiasme face au défi à venir. Nous fixons de grands objectifs et mettons en place beaucoup de structure pour soutenir leur réalisation.
Nous ne sommes pas pour l’agitation sans fin, ou la mentalité de “nager ou couler” des débuts de start-up – nous visons à mettre en place une structure réfléchie pour permettre à notre équipe d’accomplir un excellent travail.
Pour Conclure
Comme vous pouvez le constater, les listes et la planification jouent un rôle énorme dans notre programme ! Environ 60 % de ce programme est asynchrone, ce qui offre une expérience cohérente à travers le monde, quelle que soit l’équipe ou le fuseau horaire. Pour les 40 % restants, nous sommes conscients de rendre le temps percutant.
Nous présentons les membres de l’équipe sur Slack avec un Q&A afin que les gens entament immédiatement des conversations sur des intérêts communs et puissent rejoindre notre gamme de canaux Slack sociaux qu’ils pourraient apprécier.
Nous partageons des “manuels d’utilisation” pour les nouveaux arrivants et les équipes existantes afin que vous puissiez aller directement aux détails sur les styles de travail et les préférences au sein de votre équipe et avec les parties prenantes clés, et nous organisons des appels d’intégration de groupe sur des sujets clés pour que vous vous sentiez connecté à ceux qui commencent en même temps que vous.
Nous avons les programmes de parrainage habituels en place, et nous les complétons par un jumelage aléatoire mensuel à travers l’entreprise comme moyen de rencontrer de nouvelles personnes que vous auriez pu croiser si nous étions dans un cadre de bureau.
En regardant vers l’année prochaine, nous continuerons à affiner notre programme. Comme nous grandissons rapidement, il y a des moments où nous manquons de cohérence, ou où nous pouvons mieux inculquer nos valeurs de communauté, de créativité et de durabilité, ou où nous devons trouver de nouvelles façons de gérer le programme pour passer de 10 personnes intégrées par mois à 30 ou plus.
Nous continuerons à recueillir régulièrement des retours tout au long du processus d’intégration de la part de notre équipe et nous surveillerons nos données, comme le succès de notre équipe par rapport aux objectifs à 90 jours, les taux d’engagement et de rétention.
Vous voulez nous rejoindre dans cette aventure ? Consultez la page carrières de tendlynici !
