5 Consigli per Organizzare Eventi Virtuali

Gli eventi virtuali sono la nuova frontiera per connettere le comunità. L’agenzia di marketing digitale davies + dixon offre 5 consigli per organizzare un evento virtuale di successo.

Fonte: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Autore: Autore ospite Pubblicato: 2021-11-08T23:08:59.000Z Tempo di lettura: 4 minuti

Le hall degli hotel affollate e le sale congressi brulicanti sono rimaste vuote negli ultimi due anni a causa del COVID-19. Ma ciò non significa che la connessione umana si sia fermata.

Un numero senza precedenti di eventi consolidati è passato a un modello completamente virtuale e una miriade di eventi totalmente nuovi, realizzati in modalità virtuale, sono spuntati durante questo periodo strano.

La nostra agenzia di marketing digitale ha avuto il piacere di supportare oltre 400 ore di programmazione di eventi virtuali dal vivo nell’ultimo anno e mezzo, servendo più di 30.000 partecipanti lungo il percorso.

Sebbene non ci sentiamo esattamente a nostro agio nell’etichettare qualsiasi cosa derivi da una tragica pandemia come “un lato positivo”, è stato straordinario osservare la resilienza degli organizzatori di eventi durante questo periodo, mentre trovavano modi sicuri per costruire comunità in un momento estremamente isolante.

Come risultato della nostra esperienza e vicinanza a così tanti eventi virtuali e pianificatori incredibilmente talentuosi, abbiamo imparato molto! E condividiamo queste lezioni con la comunità di tendlyn.

Kelsey (Co-fondatrice + Presidente) e Karin (Stratega di Marketing) di Davies & Dixon

1. Eventi virtuali = registrazioni ritardate.

Se l’evento è virtuale, ci siamo abituati a registrazioni e vendite di biglietti ritardate rispetto agli eventi in presenza, con la maggior parte dei partecipanti che acquista o si iscrive all’evento durante l’ultima settimana o gli ultimi giorni prima della registrazione.

Gli eventi virtuali non richiedono lo stesso tipo di pianificazione anticipata degli eventi IRL (biglietti aerei, prenotazioni alberghiere, noleggio auto, assistenza all’infanzia extra, ecc.) e quindi i potenziali partecipanti sentono meno urgenza di prenotare il loro posto in anticipo.

2. Comunica, comunica, comunica.

Gli eventi virtuali richiedono una grande quantità di comunicazione con i tuoi partecipanti, sia potenziali che confermati! I tuoi canali di marketing digitale come email e social media saranno elementi cruciali del tuo piano di comunicazione. Quando contatti potenziali partecipanti via email, assicurati di dipingere un quadro vivido di ciò che possono aspettarsi. Elenca i tuoi relatori con link ai loro siti web o profili social, spiega il formato e la durata, anticipa e documenta le domande che un potenziale partecipante potrebbe avere sull’evento.

Durante l’evento, non esiste il sovraccarico di comunicazione! Una buona pratica è pianificare un’email di avvio 48 e 24 ore prima dell’inizio dell’evento con tutte le informazioni importanti. Se hai un evento di più giorni, ti consigliamo di inviare email di riepilogo ogni giorno!

3. Gli strumenti avanzati sono fantastici per stimolare il coinvolgimento dei partecipanti, ma anche gli strumenti semplici sono potenti.

Ci sono così tanti strumenti fantastici là fuori per aiutarti a realizzare il tuo evento virtuale E mantenere i partecipanti coinvolti! Abbiamo supportato (sul fronte marketing) eventi virtuali che utilizzano una varietà di strumenti e piattaforme interessanti, inclusi alcuni eventi che hanno costruito la propria sala conferenze virtuale per un’esperienza davvero unica. Lavoriamo anche con una varietà di eventi che usano poco più di Zoom e una pagina Eventbrite. Non c’è vergogna nel gioco degli strumenti semplici! C’è così tanta creatività, comunità e innovazione che possono accadere anche con il minimo delle risorse.

Pensa a come potresti integrare qualcosa come un interruttore remoto o un modulo di automazione wireless per controllare l’illuminazione o l’atmosfera durante una diretta streaming—questi piccoli tocchi possono fare una grande differenza. Anche una semplice configurazione con un relè di controllo RF può aiutare ad automatizzare un photo booth virtuale o un controller di illuminazione domestica per lo spazio di un presentatore. Non hai bisogno di uno studio di produzione completo; a volte un relè di canale o un controller a relè WiFi è tutto ciò che serve per aggiungere un tocco di raffinatezza.

4. Cerca opportunità di attivazione per aumentare il coinvolgimento e la partecipazione.

Non importa quali strumenti usi per realizzare il tuo evento virtuale, pensa a quei modi piccoli e grandi per rendere il tuo evento virtuale unico e degno di essere condiviso sui social. Uno dei nostri esempi semplici preferiti è stata l’idea di un cliente di avere un photo booth virtuale! Questo è un aspetto da incorporare che non richiede molto tempo o overhead, ma permette un modo unico per i partecipanti di connettersi. Secondo la nostra esperienza, ha portato a un sacco di contenuti divertenti generati dai partecipanti condivisi online che possono essere utilizzati (con permesso) come materiale di marketing in futuro.

Per un’opportunità di attivazione più intensiva, considera opzioni di biglietti che includono consegne a domicilio. Abbiamo visto eventi con l’opzione di aggiungere la consegna di fiori al tuo biglietto per un laboratorio di composizione floreale fai-da-te, salumi di provenienza locale, vino e sacchetti regalo consegnati direttamente a casa dei partecipanti. Un’altra fantastica opportunità per incoraggiare il coinvolgimento e i contenuti generati dai partecipanti!

Photo booth virtuale di Poshmark con Cathy, Partnership Manager di tendlyn!

5. I canali dei social media aiuteranno a massimizzare il potenziale del tuo evento.

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