Costruire #itstendlyn: Come Funziona il Nostro Programma di Onboarding Globale e Virtuale

Mentre tendlyn cresce, condividiamo di più sulle nostre persone e sui nostri processi. Ecco come abbiamo progettato il nostro programma di onboarding per i nuovi membri del team che si uniscono al nostro team remoto globale ibrido.

Fonte: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Autore: tendlyn Pubblicato: 2021-10-06T21:58:26.000Z Tempo di lettura: 6 minuti

Ho una Sensazione

Tutti conoscono quell’anticipazione (e, siamo onesti, a volte paura) quando si inizia un nuovo lavoro. Si passa da un’azienda o forse da una scuola dove conosci tutte le persone, le aspettative, come fare le cose. Poi entri in un nuovo ruolo e il tuo mondo viene capovolto: nuovi nomi, volti, tecnologie e prodotti.

Nello scenario migliore, hai attraversato un processo di reclutamento che ti dà un’idea del team e dell’azienda, ma fino a quando non varchi la porta (o la porta virtuale, nel nostro caso) è difficile valutare appieno come lo troverai e anche quanto tempo potrebbe volerci per tornare a quel senso di normalità che avevi prima.

Nel nostro caso, aggiungi un team che cresce ogni giorno, ora in 9 paesi, e può essere facile lasciarsi travolgere e ritrovarsi a sentirsi disorientati.

Quando abbiamo iniziato a progettare il nostro programma di onboarding, sapevamo di volere un’esperienza coerente per ogni persona in arrivo, indipendentemente dal team o dalla sede.

Volevamo che si sentissero entusiasti della sfida del lavoro che li attendeva e che si sentissero connessi e circondati da un team che li avrebbe supportati nel raggiungere questi grandi obiettivi.

Non è un’impresa facile, ma abbiamo fatto molta strada. Qui condividiamo il nostro programma di onboarding per mostrare come stiamo pensando e scalando il nostro programma con un team remoto globale.

Prima del Grande Giorno

Non appena qualcuno viene assunto, gli ingranaggi si mettono in moto per l’onboarding.

Lavorando a stretto contatto con i manager, il team delle risorse umane si occuperà di tutte le basi. Vengono configurati email, Slack, Asana e altri accessi e ordinata l’attrezzatura di lavoro.

Essendo un’azienda focalizzata sulla sostenibilità, miriamo ad acquistare laptop ricondizionati e a limitare la distanza di spedizione dell’articolo, quindi troviamo fornitori locali in ogni mercato e acquistiamo direttamente per la spedizione al nostro team.

Non è senza intoppi – abbiamo perso un laptop quest’anno e la nostra carta di credito è stata bloccata temporaneamente per il nostro sospetto comportamento di acquisto di laptop, ma mantenere tutto locale ha funzionato molto bene nel complesso.

Mentre ci si occupa di accessi, attrezzatura e altre attività amministrative, il manager ha un obiettivo principale durante questa finestra pre-onboarding: obiettivi a 90 giorni. Per ogni persona in arrivo, l’aspettativa è che ci sia una chiara tabella di marcia di ciò che deve essere raggiunto e di come verrà misurato il successo.

Il manager e il nuovo membro del team possono poi esaminarla il primo giorno per alleviare qualsiasi preoccupazione su ciò che ci si aspetta nei mesi successivi. Dove possiamo standardizzarlo, lo faremo, in modo che sia coerente per il futuro.

Vivere tendlyn (Il Nostro Pacchetto di Onboarding Fisico)

Con la sostenibilità come valore fondamentale, abbiamo trascorso del tempo nell’ultimo anno a perfezionare i nostri pacchetti di onboarding fisici. Non volevamo inviare articoli che non sarebbero stati utilizzati, e dovevamo anche assicurarci che i prodotti che spediamo rispettassero gli stessi quadri di sostenibilità che usiamo per i nostri prodotti.

Ogni membro del team riceve un campionario tendlyn in modo da poter sperimentare la qualità dei prodotti stessi, inclusi carta velina, buste, adesivi e una borsa in tela – poi vediamo il team usare questi diversi prodotti come carta da regalo, adesivi sui laptop, le nostre carte incorniciate e appese alle pareti degli uffici domestici!

A seconda del mercato, riceveranno anche un quaderno di carta riciclata, una matita che una volta finita si trasforma in una pianta, un distintivo da stirare con il design del loro team che possono poi usare su una maglietta, felpa, berretto o altro articolo a loro scelta, e il nostro articolo più ambito: occhiali da sole sostenibili dalla prima avventura del nostro fondatore che ha dato il via a tutto!

Nel 2022 tutti i nostri mercati riceveranno gli stessi articoli, con alcuni nuovi in arrivo anche in base alla richiesta popolare del team.

Il Grande Giorno è Arrivato!

È ora! L’attrezzatura è arrivata insieme a un pacchetto pre-onboarding con accessi e una descrizione completa del primo giorno. Pianificando l’inevitabile intoppo tecnico del primo giorno, descriviamo in dettaglio l’itinerario del primo giorno e lo inviamo in anticipo in modo che le persone possano comunque partecipare alle riunioni di onboarding e avere link ai documenti chiave senza dover prima accedere e vedere il loro calendario.

Il nostro amore per le liste e la pianificazione non si ferma qui. Una volta effettuato l’accesso ai nostri sistemi, troverai un piano di progetto completo per l’onboarding.

Progettato intorno ai nostri valori, nella prima settimana imparerai a conoscere i nostri clienti e le comunità: chi sono, quali prodotti offriamo, come i nostri clienti utilizzano questi prodotti (i design sono 😍) e la nostra esperienza cliente.

Nella seconda settimana, ti concentrerai sulla sostenibilità, che riguarda sia l’aspetto ambientale sia i nostri obiettivi di team, le nostre metriche e la nostra strategia a lungo termine. La terza settimana è tutta incentrata sulla creatività: imparare di più su ogni team, su cosa si concentrano e sui loro apprendimenti.

Non puoi avere vera creatività senza il quadro completo o imparare dagli errori, quindi comprendere questo dagli altri team completa la terza settimana.

In questo programma, avrai sistemi da imparare, compiti relativi ai tuoi obiettivi a 90 giorni, progetti a cui unirti, e dovresti trovare tutto delineato nel tuo piano di onboarding.

Tornando alla sensazione che volevamo che le persone provassero entrando nel team, era entusiasmo per la sfida che li attendeva. Fissiamo grandi obiettivi e mettiamo in atto molta struttura per supportare il loro raggiungimento.

Non siamo per il trambusto infinito o la mentalità “affoga o nuota” della vita delle startup agli inizi – miriamo a mettere in atto una struttura ponderata per consentire al nostro team di realizzare un grande lavoro.

Concludendo

Come puoi immaginare, le liste e la pianificazione giocano un ruolo enorme nel nostro programma! Circa il 60% di questo programma è asincrono, quindi è un’esperienza coerente in tutto il mondo indipendentemente dal team e dal fuso orario. L’altro 40% siamo consapevoli di rendere il tempo di impatto.

Presentiamo i membri del team su Slack con un Q&A in modo che le persone avviino immediatamente conversazioni su interessi condivisi e possano unirsi alla nostra gamma di canali Slack sociali che potrebbero apprezzare.

Condividiamo “manuali utente” per i nuovi arrivati e i team esistenti in modo da arrivare direttamente ai dettagli sugli stili di lavoro e le preferenze all’interno del tuo team e con i principali stakeholder, e teniamo chiamate di onboarding di gruppo su argomenti chiave in modo che tu ti senta connesso a coloro che iniziano nello stesso momento.

Abbiamo i soliti programmi di buddy in atto, e li integriamo con abbinamenti casuali mensili in tutta l’azienda come modo per incontrare nuove persone che avresti potuto incrociare se fossimo stati in un ambiente d’ufficio.

Guardando al prossimo anno, continueremo a perfezionare il nostro programma. Poiché stiamo crescendo rapidamente, ci sono momenti in cui possiamo perdere coerenza, o possiamo meglio instillare i nostri valori di comunità, creatività e sostenibilità, o dobbiamo trovare nuovi modi per gestire il programma in modo da passare da 10 persone in onboarding al mese a 30 o più.

Continueremo a raccogliere feedback regolarmente durante tutto il processo di onboarding dal nostro team e monitoreremo i nostri dati, come il successo del team rispetto agli obiettivi a 90 giorni, i numeri di coinvolgimento e fidelizzazione.

Vuoi venire con noi in questo viaggio? Dai un’occhiata alla pagina delle carriere di tendlynqui!