Guida Pratica alla Gestione degli Ordini Ecommerce

Avere un sistema di gestione degli ordini efficiente è incredibilmente importante per il successo delle attività di ecommerce. Ecco la nostra guida alle migliori pratiche per i brand.

Fonte: https://tendlyn.com/imprint/a-practical-guide-to-ecommerce-order-management/ Autore: Francesca Nicasio Pubblicato: 2022-03-03T00:17:31.000Z Tempo di lettura: 11 minuti

tendlyn Compostable Mailer**di @charlieforkids

La gestione degli ordini ecommerce potrebbe non sembrare difficile per le piccole imprese che si trovano nella fase in cui devono gestire solo pochi ordini a settimana, ma man mano che il numero di vendite aumenta, la necessità di un sistema di gestione degli ordini sofisticato diventa più evidente.

In questo articolo scoprirai cosa comporta la gestione degli ordini ecommerce, come funziona, le sfide, le migliori pratiche e come selezionare il software di gestione degli ordini giusto per la tua attività.

Cos’è la gestione degli ordini ecommerce?

La gestione degli ordini ecommerce inizia dalla transazione di acquisto iniziale e comprende l’intero processo di ricezione, evasione e spedizione di un ordine cliente. L’intera sequenza di eventi per far arrivare il prodotto al cliente verrà tracciata in tempo reale.

Il tuo sistema di gestione degli ordini modella l’esperienza del cliente con il tuo negozio online poiché determina la velocità e l’accuratezza dell’evasione degli ordini. Se l’elaborazione degli ordini non funziona in modo efficiente o non soddisfa le aspettative dei clienti, potresti perdere vendite.

Un processo di gestione degli ordini efficiente deve includere come minimo i seguenti elementi:

L’intero ciclo di vita dell’ordine richiederà processi designati, sistemi software e personale ben addestrato. Magazzini, società di spedizione e strutture di drop-ship sono anche fondamentali per il successo del sistema.

Creare un sistema di gestione degli ordini ecommerce efficiente garantirà che i prodotti arrivino ai clienti in tempo e con precisione. Fornirà inoltre una maggiore visibilità durante ogni fase del processo di evasione degli ordini, riducendo gli errori umani ed eliminando le perdite di tempo.

Perché una gestione efficiente degli ordini è così importante?

tendlyn Custom Recycled Mailerdi @preemptivelove

Che tu sia un rivenditore o uno specialista della gestione degli ordini, è fondamentale capire perché la gestione degli ordini ecommerce è importante e come funziona.

Ecco alcuni dei motivi per cui padroneggiare la gestione degli ordini online è così importante per le attività ecommerce:

Maggiore accuratezza dell’inventario

L’eccesso di scorte può farti perdere profitti su merce non movimentata e la carenza di scorte può farti perdere vendite redditizie. Un sistema di gestione degli ordini garantirà che tu possa monitorare e controllare i livelli di inventario con precisione.

Il software di gestione dell’inventario fornirà una maggiore visibilità dell’inventario su più sedi e sarai in grado di anticipare i livelli di scorte mentre fluttuano con le richieste aziendali.

Il tracciamento in tempo reale dei livelli di inventario garantirà che tu possa regolare le tue scorte per soddisfare le quantità degli ordini, prevenendo al contempo perdite da eccesso di scorte non movimentate.

Il tuo sistema di gestione dell’inventario automatizzerà anche i processi chiave di evasione degli ordini come la generazione di SKU, la fatturazione degli ordini, l’impostazione dei metodi di spedizione, la generazione di etichette di spedizione e molto altro.

Dati affidabili

Un sistema di ordini ottimizzato ti dà accesso a dati utilizzabili che puoi analizzare per prendere decisioni aziendali migliori.

Ad esempio, i dati degli ordini dal tuo sistema possono mostrarti dove sono concentrati geograficamente i tuoi clienti. Puoi utilizzare queste informazioni per immagazzinare il tuo inventario più vicino a dove si trova la maggior parte dei tuoi clienti per consegne più rapide e ridurre i costi di spedizione.

I dati utilizzabili ti daranno anche una maggiore visibilità su eventuali problemi che potrebbero influenzare la tua catena di approvvigionamento.

Evasione degli ordini più rapida e accurata

Prima i clienti ricevono l’ordine corretto, più è probabile che acquistino più beni e servizi dal tuo negozio in futuro.

Non investire nella creazione di un sistema di gestione degli ordini ecommerce efficiente può portare a problemi di evasione degli ordini che richiedono tempo. Il tempo prezioso che dovrebbe essere speso per costruire il tuo marchio e sviluppare i tuoi prodotti verrà incanalato nella risoluzione dei reclami dei clienti.

Una soluzione di gestione degli ordini adeguata ridurrà l’errore umano, automatizzerà la maggior parte del processo e ti renderà facile selezionare il centro di evasione più vicino al cliente.

Scalabilità

I flussi di lavoro manuali di gestione degli ordini che si basano su fogli di calcolo possono essere facilmente sopraffatti dai cambiamenti nelle tue esigenze di evasione degli ordini.

Adottare applicazioni software di gestione degli ordini rispetto all’uso di processi manuali fornirà automazione e maggiore flessibilità che ti renderanno facile scalare le tue operazioni per tenere il passo con la crescita del tuo negozio Ecommerce.

Quali sono i passaggi coinvolti nel processo di gestione degli ordini ecommerce?

La gestione degli ordini è generalmente un processo in 4 fasi che consiste nel posizionamento dell’ordine cliente, nell’elaborazione dell’ordine, nella spedizione e nel follow-up con il cliente.

Questo processo può coinvolgere più passaggi a seconda del tipo di attività che gestisci e di ciò che sarà necessario per garantire la soddisfazione del cliente.

Di seguito sono riportati i dettagli di ciascuna delle quattro fasi:

Fase 1: Posizionamento dell’ordine

Tutto inizia quando un cliente seleziona un prodotto e effettua un ordine presso il tuo negozio online. L’ordine può essere effettuato direttamente sul tuo sito web, su una piattaforma ecommerce di terze parti, sui social media o su qualsiasi altro canale.

La tua attività accetterà il posizionamento dell’ordine e registrerà l’ordine di acquisto tramite il tuo software di gestione degli ordini o manualmente. Idealmente, verrà inviata una conferma via email all’acquirente che l’ordine è stato ricevuto e per fornire una data di consegna stimata. Il cliente dovrebbe anche essere in grado di tracciare lo stato dell’ordine sul tuo sito web o tramite un link di tracciamento.

Tutti gli eventi nella fase di posizionamento dell’ordine si verificheranno sulla tua piattaforma ecommerce. Piattaforme come Shopify, Woocommerce, Magento, Amazon Marketplace, eBay e altre possono essere utilizzate per creare il negozio online di cui hai bisogno per elencare i tuoi articoli, fornire un’esperienza di checkout fluida e facilitare l’elaborazione sicura dei pagamenti.

Elaborazione dei pagamenti

L’elaborazione dei pagamenti con carta di debito e credito richiede di lavorare con una società di elaborazione pagamenti altamente affidabile, sicura e affidabile. Disporre di terminali da banco e lettori di carte POS di qualità sono anche essenziali per gli ordini in negozio.

Ordini speciali

Ci saranno ordini che richiedono attenzione speciale e devi avere processi in atto per gestire tali eventi. Ad esempio, potresti decidere di distribuire biglietti di ringraziamento o codici sconto ai clienti che hanno ordinato quantità significative di prodotti.

Avere un processo in atto renderà più facile automatizzare l’emissione di codici coupon e per evidenziare gli ordini che includeranno un piccolo regalo bonus o un biglietto di ringraziamento per il team di magazzino.

Ordini multicanale

Tuttavia, il tuo ecosistema di evasione degli ordini (OMS) deve essere ottimizzato per elaborare in modo efficiente gli ordini che arrivano attraverso più canali. Utilizzare un sistema unificato per fornire una visione consolidata degli ordini dei clienti aiuterà a ridurre i costi operativi e a risparmiare tempo.

Fase 2: Elaborazione dell’ordine

L’elaborazione dell’ordine inizia non appena il cliente paga per gli articoli acquistati. Verrà generato un ordine di vendita e inviato al magazzino dove gli articoli dell’ordine verranno prelevati dall’inventario dell’azienda.

Di solito, i livelli delle scorte dovrebbero essere stati controllati e la disponibilità del prodotto accertata prima che la conferma dell’ordine venga inviata al cliente. Gli elementi più importanti in questa fase del processo di evasione sono la velocità e l’accuratezza.

Il tuo processo deve garantire che gli ordini siano correttamente prelevati, imballati e spediti dal tuo personale di magazzino.

I fattori che determinano il successo in questa fase includono:

Notifica al magazzino

L’inserimento e l’elaborazione automatizzati degli ordini garantiranno che tutte le informazioni rilevanti relative agli ordini in arrivo vengano inviate automaticamente al tuo team di magazzino o al fornitore di logistica di terze parti (3PL) per evadere l’ordine.

Se stai utilizzando una società di evasione ordini di terze parti, i tempi di evasione saranno determinati da quella società. Devi assicurarti di lavorare solo con partner che hanno sedi vicino al tuo mercato di riferimento per mantenere bassi i tempi di spedizione.

I dettagli chiave dell’ordine come lo SKU del prodotto e le quantità ordinate aiuteranno il personale di magazzino a determinare gli articoli da prelevare e a tenere traccia dei movimenti di inventario.

Prelievo

I magazzini sono spesso pieni di più scaffali che contengono un’ampia varietà di prodotti, ed è essenziale creare un sistema di classificazione che garantisca che i prelevatori possano trovare i prodotti giusti nel modo più rapido e accurato possibile.

Esistono quattro tipi principali di sistemi di prelievo, tra cui:

Imballaggio

Imballaggio al dettaglio personalizzato con adesivi personalizzati all’ingrosso, carta velina personalizzata all’ingrossoe dal brand di arredamento @koala

Questa fase prevede l’imballaggio degli articoli ordinati con materiali di imballaggio adatti e la loro sigillatura corretta per garantire che la merce arrivi al cliente nelle migliori condizioni possibili.

Se stai spedendo grandi quantità di ordini, è una buona idea personalizzare sia l’imballaggio interno che esterno. tendlyn offre imballaggi personalizzati all’ingrosso per qualsiasi dei nostri prodotti tramite tendlyn Plus.

Ecco un grande esempio dal brand di skincare Banish, che utilizza il nastro da imballaggio personalizzato di tendlyn per sigillare i pacchi.

Nastro da imballaggio personalizzato all’ingrossodal brand di skincare @banish

Questa fase è anche dove il tuo personale di magazzino verificherà l’accuratezza dell’ordine per essere completamente sicuro di inviare il prodotto giusto ai clienti giusti. Utilizzare le dimensioni di scatola giuste e mailerè anche molto importante in questa fase per ridurre i costi di spedizione e garantire una protezione ottimale degli articoli durante il transito.

EM Cosmetics, ad esempio, utilizza Buste Imbottite All’ingrossoquando spedisce i prodotti.

tendlyn Buste Imbottite All’ingrossodal brand di cosmetici @emcosmetics

Fase 3: Spedizione

Le responsabilità del tuo personale alla stazione di spedizione includono l’attaccatura delle etichette di spedizione relevanti a ciascun ordine. (Consiglio: puoi personalizzare anche queste! Dai un’occhiata a cosa sta facendo Beginning Boutique.)

Etichetta di Spedizione Compostabile Personalizzatadal brand di moda @beginningboutique

Insieme a questo processo, il tuo personale invierà anche email di conferma di spedizione e email di tracciamento a ciascun cliente.

Un buon software di gestione degli ordini automatizzerà gran parte del processo per te, e questa è anche la fase in cui esamini i livelli delle scorte e contatti i fornitori per il rifornimento.

È anche molto importante che tu lavori solo con società di spedizione affidabili. Hai bisogno di un corriere con una comprovata esperienza di consegna rapida ed efficiente. I corrieri più popolari sono USPS, UPS e FedEx.

Fase 4: Gestione dei resi e follow-up con i clienti

Il processo di gestione degli ordini non termina con la consegna degli articoli ordinati al tuo cliente. Devi gestire i reclami post-vendita dei clienti e seguire con i clienti per vedere se sono soddisfatti dei loro ordini.

Fornire un’esperienza post-vendita eccellente ai tuoi clienti rafforzerà la forza del marchio e creerà un’enorme quantità di fedeltà e fiducia.

I fattori prominenti nella fase finale del processo di gestione degli ordini sono:

Gestione di resi e rimborsi

Una politica di reso è un must per qualsiasi rivenditore ad alte prestazioni, ma devi renderla ovvia sul tuo sito web aziendale che esiste un processo per i clienti per restituire i prodotti o richiedere rimborsi se qualcosa va storto.

Le tue politiche devono essere chiare sui dettagli, specialmente su questioni come cosa attiverà la politica di reso, limiti di tempo e chi sarà responsabile per i costi di spedizione. Il tuo personale di supporto clienti deve anche avere familiarità con le tue politiche in modo da poter assistere correttamente i clienti.

Il tuo imballaggio può giocare un ruolo nel rendere il processo di reso più facile per i tuoi clienti. I mailer riutilizzabili possono essere usati una volta per sigillare il pacco quando viene spedito al tuo cliente, e poi usati di nuovo se vogliono restituire o rimborsare il prodotto.

Tutte le buste mailer di tendlyn, inclusi i nostri Mailer Compostabili Personalizzati e Mailer Riciclati, hanno una seconda striscia adesiva per il riutilizzo da parte del cliente.

Follow-up con il cliente

Andare il miglio extra per seguire i clienti può aiutare a costruire relazioni durature con gli acquirenti e ridurre il rischio di rimpianto dell’acquirente da parte di clienti insoddisfatti.

Chiedi recensioni e feedback ai tuoi clienti. Chiedi loro di fornire dettagli su se la loro esperienza è stata positiva o negativa. Ringrazia i clienti che danno feedback positivi e fai del tuo meglio per risolvere i reclami dei clienti con esperienze negative.

Sfide della gestione degli ordini ecommerce

Sia per le grandi imprese che per le piccole imprese che sono state appena introdotte alla gestione degli ordini ecommerce, ci possono essere sfide significative nella creazione e nel mantenimento di un sistema di gestione degli ordini efficiente.

Alcune di queste sfide includono:

Errore umano

Questo problema è particolarmente acuto per le aziende che si affidano a sistemi di gestione degli ordini manuali. Gli umani commettono errori, e con più ordini provenienti da più canali di vendita, può essere molto difficile tenere traccia delle cose.

La concorrenza nello spazio ecommerce è spietata e i clienti di oggi hanno richieste elevate. È meglio utilizzare strumenti software di gestione degli ordini di qualità per automatizzare il tuo processo di evasione e per evitare di perdere clienti.

Gestione inefficiente dell’inventario

La gestione sistemica del magazzino e la manutenzione dell’inventario aiuteranno a garantire di avere sempre livelli di scorte adeguati per soddisfare la domanda dei clienti.

Gli strumenti software giusti possono aiutare a snellire la gestione dell’inventario ed eliminare eventuali lacune nel tuo processo. Gli strumenti giusti forniranno la visibilità completa dell’inventario di cui hai bisogno per garantire che i tuoi magazzini siano sempre ben riforniti.

Integrazioni di sistema disfunzionali

Uno dei maggiori ostacoli per realizzare un processo di evasione degli ordini rapido e accurato è dover accedere a più sistemi diversi in ogni fase del processo.

Avere un sistema tutto-in-uno che integri i dati da tutte le tue piattaforme software disparate snellirà l’intero processo, ridurrà gli errori umani e farà risparmiare tempo. Collegherà i tuoi canali ecommerce, mercati, strumenti di controllo dell’inventario, corrieri di spedizione, sistemi CRM e altro ancora.

Scegliere il miglior software di gestione ecommerce per la tua attività

Per scegliere il software giusto per le esigenze della tua attività, considera quanto segue:

Quali sono le migliori soluzioni software di gestione degli ordini sul mercato?

Quali fornitori di software offrono la combinazione più ottimale di funzionalità, integrazioni, prezzi e servizi per le esigenze specifiche della tua attività?

Cosa dicono le recensioni dei clienti e le recensioni dei prodotti su ciascun fornitore di software?

Quale soluzione software offre il miglior equilibrio di reputazione, supporto clienti, funzionalità operative?

Conclusione

La gestione degli ordini modella l’esperienza del cliente e determina come i consumatori vedono il tuo marchio. Adottare le migliori pratiche e strumenti software di gestione degli ordini di qualità ti aiuterà a ottimizzare il tuo processo di evasione, prendere decisioni migliori e accelerare i tempi di consegna.

Hai bisogno di quantità all’ingrosso di imballaggi personalizzati? tendlyn ti copre! Dai un’occhiata alla nostra gamma di opzioni di imballaggio personalizzabili all’ingrosso qui.