case studies
Bygger #itstendlyn: Slik fungerer vårt globale, virtuelle onboarding-program
Bygging av #itstendlyn: Slik fungerer vårt globale, virtuelle oppstartsprogram
Etter hvert som tendlyn vokser, deler vi mer om våre ansatte og prosesser. Her er hvordan vi har utformet oppstartsprogrammet vårt for nye teammedlemmer som blir med i vårt hybride globale fjernarbeidsteam.
Kilde: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Forfatter: tendlyn Publisert: 2021-10-06T21:58:26.000Z Lesetid: 6 minutter
Jeg Har en Følelse
Alle kjenner den følelsen av forventning (og la oss være ærlige, noen ganger frykt) når du starter i en ny jobb. Du kommer fra en bedrift eller kanskje en skole der du kjenner alle menneskene, forventningene, hvordan du får ting gjort. Så går du inn i en ny rolle og verden blir snudd på hodet, med nye navn, ansikter, teknologi og produkter.
I beste fall har du vært gjennom en rekrutteringsprosess som gir deg litt innsikt i teamet og selskapet, men før du går inn døren (eller den virtuelle døren, i vårt tilfelle) er det vanskelig å fullt ut vurdere hvordan du vil oppleve det og også hvor lang tid det kan ta å komme tilbake til den følelsen av normalitet du hadde tidligere.
I vårt tilfelle, legg til et team som vokser dag for dag, nå i 9 land, og det kan være lett å bli revet med og føle seg forvirret.
Da vi satte i gang med å utforme oppstartsprogrammet vårt, visste vi at vi ønsket en opplevelse som var konsistent for hver person som kom inn, uavhengig av team eller lokasjon.
Vi ønsket at de skulle føle seg begeistret over utfordringen med arbeidet foran seg og føle seg tilkoblet og omgitt av et team som ville støtte dem i å nå disse store målene.
Dette er ingen enkel bragd, men vi har kommet langt. Her deler vi oppstartsprogrammet vårt for å vise hvordan vi tenker og skalerer programmet vårt med et globalt fjernarbeidsteam.
Før Den Store Dagen
Så snart noen er ansatt, settes hjulene i gang for oppstart.
I tett samarbeid med ledere tar personalteamet seg av alle grunnleggende ting. E-post, Slack, Asana og andre pålogginger settes opp, og arbeidsutstyr bestilles.
Som et bærekraftfokusert selskap har vi som mål å kjøpe refurbiserte bærbare datamaskiner og begrense reiseavstanden for varen, så vi finner lokale leverandører i hvert marked og kjøper direkte for å bli sendt til teamet vårt.
Det er ikke uten problemer – vi har hatt én bærbar PC som ble borte i år, og kredittkortet vårt ble midlertidig sperret på grunn av vår mistenkelige kjøpsatferd, men å holde det lokalt har fungert veldig bra totalt sett.
Mens pålogginger, utstyr og andre administrative oppgaver blir tatt hånd om, har lederen ett hovedfokus i dette før-oppstartsvinduet: 90-dagers mål. For hver person som kommer inn, er forventningen at det finnes en tydelig veikart over hva som må oppnås og hvordan suksess skal måles.
Lederen og det nye teammedlemmet kan deretter gå gjennom dette på dag 1 for å lindre eventuell bekymring om hva som forventes i de kommende månedene. Der vi kan lage maler for dette, vil vi gjøre det, slik at det er konsistent for fremtiden.
Opplev tendlyn (Vår Fysiske Oppstartspakke)
Med bærekraft som en kjerneverdi, har vi brukt tid det siste året på å forbedre våre fysiske oppstartspakker. Vi ønsket ikke å sende gjenstander som ikke ville bli brukt, og vi måtte også sikre at produktene vi sender ut oppfyller de samme bærekraftsrammene som vi bruker for våre produkter.
Hvert teammedlem mottar en tendlyn-prøvepakke slik at de kan oppleve kvaliteten på produktene selv, inkludert silkepapir, konvolutter, klistremerker og en handlepose – vi ser deretter teamet bruke disse forskjellige produktene som gavepapir, klistremerker på bærbare datamaskiner, kortene våre innrammet og satt opp på vegger i hjemmekontorer!
Avhengig av markedet vil de også motta en notatbok i resirkulert papir, en blyant som når den er ferdig blir til en plante, et strykemerke med teamets design som de deretter kan bruke på en t-skjorte, hettegenser, caps eller annet plagg de velger, og vår mest ettertraktede gjenstand – bærekraftige solbriller fra grunnleggerens første satsning som startet det hele!
I 2022 vil alle våre markeder motta de samme gjenstandene, med noen nye på horisonten også basert på populær etterspørsel fra teamet.
Den Store Dagen Er Her!
Det er på tide! Utstyret har ankommet sammen med en før-oppstartspakke med pålogginger og en full oversikt over dag 1. For å planlegge for den uunngåelige første-dagens tekniske feilen, skisserer vi dag 1-reiseplanen i full detalj og sender den på forhånd slik at folk fortsatt kan delta på oppstartsmøter og ha tilgang til nøkkeldokumenter uten å måtte logge inn og se kalenderen først.
Vår kjærlighet til lister og planlegging stopper ikke der heller. Når du har logget inn i systemene våre, finner du en omfattende oppstartsprosjektplan.
I uke 2 vil du fokusere på bærekraft, som både omfatter miljøsiden og også våre teammål, våre målinger og vår langsiktige strategi. Uke 3 handler om kreativitet: å lære mer om hvert team, hva de fokuserer på, og deres læringspunkter.
Du kan ikke ha ekte kreativitet uten hele bildet eller å lære av feil, så å forstå det fra andre team avrunder uke 3.
I løpet av dette programmet vil du ha systemer å lære, oppgaver relatert til dine 90-dagers mål, prosjekter å bli med i, og du bør finne alt lagt ut i oppstartsplanen din.
For å gå tilbake til følelsen vi ønsket at folk skulle ha når de kom inn i teamet, var det begeistring over utfordringen foran seg. Vi setter store mål og legger inn mye struktur for å støtte oppnåelsen av dem.
Vi handler ikke om endeløs jag, eller “sink or swim”-mentaliteten fra tidlig oppstartsliv – vi har som mål å legge inn gjennomtenkt struktur for å gjøre teamet vårt i stand til å oppnå flott arbeid.
Avslutning
Som du kan se, spiller lister og planlegging en stor rolle i programmet vårt! Omtrent 60 % av dette programmet er asynkront, så det er en konsistent opplevelse over hele verden uavhengig av team og tidssoner. De andre 40 % er vi bevisste på å gjøre tiden virkningsfull.
Vi introduserer teammedlemmer på Slack med en Q&A slik at folk umiddelbart starter samtaler om felles interesser og kan bli med i vårt utvalg av sosiale Slack-kanaler de kanskje liker.
Vi deler “brukermanualer” for nye startere og eksisterende team slik at du kommer rett til detaljene om arbeidsstiler og preferanser innen teamet ditt og med nøkkelinteressenter, og vi holder gruppeoppstartsmøter om nøkkeltemaer slik at du føler deg tilkoblet de som starter samtidig som deg.
Vi har de vanlige fadderprogrammene på plass, og supplerer dette med månedlig tilfeldig matching på tvers av selskapet som en måte å møte nye mennesker på som du kanskje hadde støtt på hvis vi var i et kontormiljø.
Ser vi frem til neste år, vil vi fortsette å forbedre programmet vårt. Siden vi vokser raskt, er det tider hvor vi mister konsistens, eller kan bedre innprente våre verdier om fellesskap, kreativitet og bærekraft, eller må finne nye måter å drive programmet på slik at vi kan gå fra 10 personer som starter i måneden til 30 eller flere.
Vi vil fortsette å samle inn tilbakemeldinger jevnlig gjennom oppstartsprosessen fra teamet vårt, og vi vil overvåke dataene våre, som teamets suksess mot 90-dagers mål, engasjement og oppbevaringstall.
Vil du bli med på denne reisen med oss? Sjekk ut tendlyn karrieresidenher!
