5 Tips du bør vite om å arrangere virtuelle arrangementer

Virtuelle arrangementer er den nye grensen for å knytte fellesskap sammen. Digitalt markedsføringsbyrå, davies + dixon, gir 5 tips for å arrangere et vellykket virtuelt arrangement.

Kilde: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Forfatter: Gjesteforfatter Publisert: 2021-11-08T23:08:59.000Z Lesetid: 4 minutters lesing

Summende hotellobbyer og travle konferansesaler sto tomme de siste to årene på grunn av COVID-19. Men det betyr ikke at menneskelig kontakt stoppet opp.

En enestående mengde etablerte arrangementer gikk over til en heldigital modell, og en hel rekke helt nye arrangementer, gjennomført virtuelt, spiret frem i denne merkelige tiden.

Vårt digitale markedsføringsbyrå hadde gleden av å støtte mer enn 400 timer med direktesendte virtuelle arrangementer det siste halvannet året, og betjente over 30 000 deltakere underveis.

Selv om vi ikke akkurat er komfortable med å stemple noe som kommer som et resultat av en tragisk pandemi som en “sølvkant”, har det vært fantastisk å se motstandskraften til arrangementsarrangører i denne tiden, ettersom de finner trygge måter å bygge fellesskap på i en ekstremt isolerende periode.

Som et resultat av vår erfaring og nærhet til så mange virtuelle arrangementer og utrolig talentfulle planleggere, har vi lært mye! Og vi deler disse lærdommene med tendlyn-fellesskapet.

Kelsey (Medgründer + President) & Karin (Markedsføringsstrateg) i Davies & Dixon

1. Virtuelle arrangementer = forsinkede påmeldinger.

Hvis arrangementet er virtuelt, har vi lært å forvente forsinkede påmeldinger og billettsalg sammenlignet med fysiske arrangementer, der flertallet av deltakerne kjøper eller melder seg på arrangementet i løpet av den siste uken eller de siste dagene før påmeldingsfristen.

Virtuelle arrangementer krever ikke den samme typen avansert planlegging som fysiske arrangementer gjør (flybilletter, hotellreservasjoner, leiebil, ekstra barnepass osv.), og derfor føler potensielle deltakere mindre hastverk med å sikre seg plass tidlig.

2. Kommuniser, kommuniser, kommuniser.

Virtuelle arrangementer krever masse kommunikasjon med deltakerne dine, både potensielle og bekreftede! Dine digitale markedsføringskanaler som e-post og sosiale medier vil være avgjørende deler av kommunikasjonsplanen din. Når du kontakter potensielle deltakere via e-post, sørg for å gi et levende bilde av hva de kan forvente. List opp foredragsholderne dine med lenker til nettsidene eller sosiale profiler deres, snakk om format og varighet, forutse og dokumenter spørsmål en potensiell deltaker kan ha om arrangementet.

Under arrangementet finnes det ikke noe som heter overkommunikasjon! En god praksis er å planlegge en oppstartse-post 48 og 24 timer før arrangementet begynner med all viktig informasjon. Hvis du har et flerdagers arrangement, anbefaler vi å sende oppsummeringse-poster daglig!

3. Avanserte verktøy er fantastiske for å øke deltakerengasjementet, men enkle verktøy er også kraftfulle.

Det finnes så mange fantastiske verktøy der ute for å hjelpe deg med å gjennomføre ditt virtuelle arrangement OG holde deltakerne engasjerte! Vi har støttet (på markedsføringssiden) virtuelle arrangementer som bruker en rekke interessante verktøy og plattformer, inkludert noen arrangementer som bygde sin egen virtuelle konferansesal for en virkelig unik opplevelse. Vi jobber også med en rekke arrangementer som bruker lite mer enn Zoom og en Eventbrite-side. Det er ingen skam i å bruke enkle verktøy! Det kan skje så mye kreativitet, fellesskap og innovasjon selv med de færreste ressursene.

Tenk på hvordan du kan integrere noe som en fjernlysbryter eller en trådløs automatiseringsmodul for å kontrollere belysning eller atmosfære under en direktesending – disse små detaljene kan utgjøre en stor forskjell. Selv en enkel RF-kontrollreléoppsett kan hjelpe med å automatisere en virtuell fotoboks eller en hjemmelyskontroller for en foredragsholders plass. Du trenger ikke et fullt produksjonsstudio; noen ganger er et kanalrelé eller en wifi-relékontroller alt som trengs for å legge til et lag med polering.

4. Se etter aktiveringsmuligheter for å øke engasjement og deltakelse.

Uansett hvilke verktøy du bruker for å gjennomføre ditt virtuelle arrangement, tenk på de små og store måtene du kan gjøre ditt virtuelle arrangement unikt og verdt å dele på sosiale medier. Et av våre favoritteksempler på dette var en kundes idé om å ha en virtuell fotoboks! Dette er et aspekt å inkludere som ikke krever mye tid eller overhead, men som gir en unik måte for deltakere å koble seg på. I vår erfaring har dette ført til masse morsomt deltaker-generert innhold som deles på nettet og som kan brukes (med tillatelse) som markedsføringsmateriell i fremtiden.

For en mer intensiv aktiveringsmulighet, vurder billettalternativer som inkluderer hjemlevering. Vi har sett arrangementer med muligheten til å legge til blomsterlevering til billetten din for en DIY-blomsterarrangementsworkshop, lokalt anskaffet charcuteri, vin og godteposer levert rett til deltakernes dør. Nok en fantastisk mulighet til å oppmuntre til engasjement og deltaker-generert innhold!

Poshmark virtuell fotoboks med tendlyns partnerskapsansvarlig, Cathy!

5. Sosiale mediekanaler vil hjelpe deg med å maksimere arrangementets potensial.

Sjekk ut den fullstendige versjonen av denne artikkelen her.

Møt davies + dixon-teamet

Vil du lære mer om davies + dixon? Sjekk ut deres Nettside og Instagram!