Budowanie #itstendlyn: Jak Działa Nasz Globalny, Wirtualny Program Wdrożeniowy

W miarę jak tendlyn rośnie, dzielimy się coraz więcej informacjami o naszych ludziach i procesach. Oto jak zaprojektowaliśmy nasz program wdrożeniowy dla nowych członków zespołu dołączających do naszego hybrydowego, globalnego zdalnego zespołu.

Źródło: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Autor: tendlyn Opublikowano: 2021-10-06T21:58:26.000Z Czas czytania: 6 minut

Mam Przeczucie

Każdy zna to uczucie wyczekiwania (i, bądźmy szczerzy, czasem strachu), gdy zaczyna się nową pracę. Przechodzisz z firmy lub może szkoły, gdzie znasz wszystkich ludzi, oczekiwania, wiesz jak załatwiać sprawy. Potem wchodzisz w nową rolę i twój świat wywraca się do góry nogami – nowe nazwiska, twarze, technologie i produkty.

W najlepszym przypadku przeszedłeś przez proces rekrutacji, który dał ci pewien wgląd w zespół i firmę, ale dopóki nie przekroczysz drzwi (lub wirtualnych drzwi, w naszym przypadku), trudno w pełni ocenić, jak sobie poradzisz i jak długo potrwa powrót do tego poczucia normalności, które miałeś wcześniej.

W naszym przypadku dodaj do tego zespół rosnący z dnia na dzień, obecnie w 9 krajach, i łatwo dać się porwać i poczuć się zdezorientowanym.

Projektując nasz program wdrożeniowy, wiedzieliśmy, że chcemy zapewnić spójne doświadczenie dla każdej nowej osoby, niezależnie od zespołu czy lokalizacji.

Chcieliśmy, aby byli podekscytowani wyzwaniem, jakie niesie praca przed nimi, i czuli się związani oraz otoczeni zespołem, który wesprze ich w osiągnięciu tych wielkich celów.

To nie jest łatwe zadanie, ale zaszliśmy daleko. Tutaj dzielimy się naszym programem wdrożeniowym, aby pokazać, jak myślimy i skalujemy nasz program z globalnym zdalnym zespołem.

Przed Wielkim Dniem

Gdy tylko ktoś zostanie zatrudniony, uruchamiane są mechanizmy wdrożeniowe.

Ściśle współpracując z menedżerami, zespół HR zajmuje się wszystkimi podstawami. Konfigurowane są loginy do e-maila, Slacka, Asany i innych systemów, a sprzęt roboczy jest zamawiany.

Jako firma skoncentrowana na zrównoważonym rozwoju, staramy się kupować odnowione laptopy i ograniczać dystans transportu, dlatego znajdujemy lokalnych dostawców na każdym rynku i zamawiamy bezpośrednio, aby wysłać je do naszego zespołu.

Nie obywa się bez problemów – w tym roku zgubiliśmy jeden laptop, a nasza karta kredytowa została tymczasowo zablokowana z powodu podejrzanych zakupów laptopów, ale utrzymanie lokalności sprawdza się ogólnie bardzo dobrze.

Podczas gdy loginy, sprzęt i inne zadania administracyjne są załatwiane, menedżer ma jeden główny cel w tym okresie przedwdrożeniowym: cele na 90 dni. Dla każdej nowej osoby oczekuje się, że istnieje jasna mapa drogowa tego, co ma zostać osiągnięte i jak będzie mierzony sukces.

Menedżer i nowy członek zespołu mogą następnie przejść przez to pierwszego dnia, aby rozwiać wszelkie obawy dotyczące oczekiwań w nadchodzących miesiącach. Gdzie to możliwe, tworzymy szablony, aby było spójnie w przyszłości.

Doświadczanie tendlyn (Nasz Fizyczny Pakiet Wdrożeniowy)

Mając zrównoważony rozwój jako wartość podstawową, w ciągu ostatniego roku spędziliśmy czas na udoskonalaniu naszych fizycznych pakietów wdrożeniowych. Nie chcieliśmy wysyłać rzeczy, które nie byłyby używane, a także musieliśmy upewnić się, że produkty, które wysyłamy, spełniają te same ramy zrównoważonego rozwoju, które stosujemy dla naszych produktów.

Każdy członek zespołu otrzymuje pakiet próbek tendlyn, aby mógł sam doświadczyć jakości produktów, w tym bibułkę, koperty, naklejki i torbę na zakupy – później widzimy, jak zespół używa tych różnych produktów jako papieru do pakowania prezentów, naklejek na laptopach, a nasze karty są oprawiane i wieszane na ścianach w domowych biurach!

W zależności od rynku otrzymają również notes z recyklingowanego papieru, ołówek, który po zużyciu zamienia się w roślinę, naszywaną naszywkę z wzorem ich zespołu, którą mogą użyć na koszulce, bluzie, czapce lub innym wybranym przedmiocie, oraz nasz najbardziej pożądany przedmiot – zrównoważone okulary przeciwsłoneczne z pierwszego przedsięwzięcia naszego założyciela, które zapoczątkowało wszystko!

W 2022 roku wszystkie nasze rynki otrzymają te same przedmioty, a także kilka nowych, które pojawią się na horyzoncie na podstawie popularnych próśb zespołu.

Nadszedł Wielki Dzień!

Czas! Sprzęt dotarł wraz z pakietem przedwdrożeniowym zawierającym loginy i pełny plan pierwszego dnia. Planując nieuniknione problemy techniczne pierwszego dnia, szczegółowo opisujemy harmonogram dnia 1 i wysyłamy go z wyprzedzeniem, aby ludzie mogli dołączyć do spotkań wdrożeniowych i mieć linki do kluczowych dokumentów bez konieczności logowania się i sprawdzania kalendarza.

Nasza miłość do list i planowania nie kończy się tutaj. Po zalogowaniu się do naszych systemów znajdziesz kompleksowy projekt planu wdrożeniowego.

Zaprojektowany wokół naszych wartości, w pierwszym tygodniu poznasz naszych klientów i społeczności: kim są, jakie produkty oferujemy, jak nasi klienci używają tych produktów (wzory są 😍) oraz nasze doświadczenie klienta.

W drugim tygodniu skupisz się na zrównoważonym rozwoju, który obejmuje zarówno aspekt środowiskowy, jak i nasze cele zespołowe, wskaźniki i długoterminową strategię. Trzeci tydzień poświęcony jest kreatywności: poznawaniu każdego zespołu, ich celów i zdobytych doświadczeń.

Nie możesz mieć prawdziwej kreatywności bez pełnego obrazu lub uczenia się na błędach, więc zrozumienie tego od innych zespołów dopełnia trzeci tydzień.

W ramach tego programu będziesz mieć systemy do nauki, zadania związane z twoimi 90-dniowymi celami, projekty do dołączenia, a wszystko to powinno być rozpisane w twoim planie wdrożeniowym.

Wracając do uczucia, które chcieliśmy, aby ludzie mieli dołączając do zespołu – chodziło o ekscytację wyzwaniem przed nimi. Stawiamy sobie wielkie cele i wprowadzamy wiele struktur, aby wspierać ich osiągnięcie.

Nie chodzi nam o niekończącą się gonitwę ani o mentalność „płyń albo uton” z wczesnych dni startupu – dążymy do wprowadzenia przemyślanej struktury, która umożliwi naszemu zespołowi osiągnięcie świetnych wyników.

Podsumowując

Jak widać, listy i planowanie odgrywają ogromną rolę w naszym programie! Około 60% tego programu jest asynchroniczne, więc zapewnia spójne doświadczenie na całym świecie, niezależnie od zespołu i strefy czasowej. Pozostałe 40% staramy się, aby czas był wartościowy.

Przedstawiamy członków zespołu na Slacku z sesją Q&A, aby ludzie od razu nawiązywali rozmowy na temat wspólnych zainteresowań i mogli dołączać do naszych różnych kanałów społecznościowych na Slacku, które mogą im się spodobać.

Udostępniamy „instrukcje obsługi” dla nowych pracowników i istniejących zespołów, abyś od razu poznał szczegóły dotyczące stylów pracy i preferencji w swoim zespole oraz z kluczowymi interesariuszami, a także organizujemy grupowe rozmowy wdrożeniowe na kluczowe tematy, abyś czuł się związany z osobami zaczynającymi w tym samym czasie co ty.

Mamy standardowe programy mentorskie, które uzupełniamy comiesięcznym losowym dobieraniem w pary w całej firmie, jako sposób na poznanie nowych ludzi, na których moglibyście wpaść, gdybyście byli w biurze.

Patrząc w przyszły rok, będziemy nadal udoskonalać nasz program. Ponieważ szybko rośniemy, zdarzają się momenty, gdy tracimy spójność, lub możemy lepiej ugruntować nasze wartości społeczności, kreatywności i zrównoważonego rozwoju, albo musimy znaleźć nowe sposoby działania programu, aby przejść od wdrażania 10 osób miesięcznie do 30 lub więcej.

Będziemy nadal regularnie zbierać opinie od naszego zespołu w trakcie procesu wdrożeniowego i monitorować nasze dane, takie jak sukces zespołu w realizacji 90-dniowych celów, wskaźniki zaangażowania i retencji.

Chcesz wyruszyć w tę podróż z nami? Sprawdź stronę kariery tendlyntutaj!