Jak utrzymać kondycję finansową małej firmy: Pytania i odpowiedzi z Neilem Kanem, wykładowcą Michigan State University

Zarządzanie finansami w małej firmie może być przytłaczające. Oto najlepsze wskazówki od eksperta Neila Kane’a, który jest wykładowcą uniwersyteckim oraz mentorem i coachem dla MŚP.

Źródło: https://tendlyn.com/imprint/how-to-keep-your-business-financially-fit/ Autor: Francesca Nicasio Opublikowano: 2021-06-17T21:00:00.000Z Czas czytania: 5 minut

Stwierdzenie „Gotówka jest królem” jest popularne nie bez powodu: jest w 100% prawdziwe, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę. Posiadanie wystarczającej ilości gotówki w każdym momencie pozwala ci skutecznie prowadzić, zarządzać i rozwijać biznes.

W tendlyn zależy nam na pomaganiu małym firmom w rozwoju, dlatego cieszymy się, że Neil Kane jest dziś na naszym blogu.

Neil Kane.

Doświadczony przedsiębiorca, który założył około kilkunastu firm, Neil jest mentorem i coachem dla MŚP. Jest także wykładowcą programu przedsiębiorczości na Michigan State University, gdzie prowadzi kursy z zakresu finansów małych firm.

Przeczytaj, co ma do powiedzenia poniżej.

Według Neila istnieją trzy kluczowe informacje, które jako właściciel firmy musisz znać, aby skutecznie zarządzać swoimi finansami.

Obejmują one:

„Równanie jest bardzo proste” – mówi. „Masz swoją istniejącą gotówkę, plus kwotę, którą spodziewasz się otrzymać, minus kwotę, którą spodziewasz się wypłacić. Na tej podstawie powinieneś być w stanie dokonać prognoz.”

To dość łatwe do zrozumienia, ale Neil mówi, że przedsiębiorcy napotykają problemy, gdy pieniądze nie wpływają wystarczająco szybko lub gdy pojawiają się nieoczekiwane wydatki.

„To, co zdarza się cały czas, to fakt, że twoi klienci mogą spóźniać się z płatnościami lub może pojawić się nieoczekiwany rachunek. To wydaje się być wyzwaniem dla wszystkich.”

Kontynuuje: „To, co właśnie opisałem, jest powszechnie nazywane przepływem gotówki, prawda? Chodzi o zrozumienie posiadanej gotówki, a następnie wiedzę o tym, co wpływa minus to, co wypływa. Ale problemy pojawiają się, gdy jesteś na granicy, a wpływy są opóźnione, a wypływy przyspieszone. Wtedy wpadasz w kryzys gotówkowy.”

Jak uniknąć kryzysu gotówkowego 💳🤑

Kryzys gotówkowy to problem, którego żadna firma nie chce mieć, ale jest to niezwykle powszechny problem. Neil mówi, że można mu zapobiec, prowadząc dokładną ewidencję.

„Jeśli nie masz kontroli nad faktami, po prostu nie ma możliwości podejmowania dobrych decyzji. Chyba że masz dużo pieniędzy w banku, nie będziesz w stanie przetrwać wzlotów i upadków prowadzenia firmy.”

Innym sposobem na uniknięcie kryzysu gotówkowego jest bycie na bieżąco z windykacją.

„Chcesz starać się zbierać pieniądze od swoich klientów tak szybko, jak to możliwe. Czasami oznacza to monitorowanie, dzwonienie i wysyłanie e-maili. Możesz także zaoferować niewielki rabat lub inną zachętę, aby skłonić klientów do wcześniejszej płatności.”

Neil dodaje: „Wszyscy rozumiemy praktykę przeciągania płatności wobec osób, którym jesteśmy winni pieniądze, ponieważ trzeba to robić, aby pieniądze wystarczyły na dłużej. Rzecz w tym, że twoi klienci robią to samo wobec ciebie z drugiej strony.”

Zrozum koszty e-commerce 💸

Zrozumienie wszystkich kosztów związanych z prowadzeniem biznesu e-commerce jest koniecznością.

„Niezależnie od tego, czy wysyłasz produkty samodzielnie, czy przez firmę logistyczną, płacisz opłaty za transakcje. Płacisz także opłaty za karty kredytowe, opłaty za zwroty oraz opłaty za magazynowanie.”

Neil dodaje, że jeśli sprzedajesz za pośrednictwem platformy internetowej, ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na ustalenie, ile faktycznie cię obciążają.

Kiedy prowadził firmę sprzedającą na Amazon, powiedział, że miał trudności z przewidywaniem kosztów z platformy.

„Sposób, w jaki cię obciążają i za co cię obciążają, jest dość niejasny, więc mieliśmy duży problem z rzeczywistym przewidywaniem tego.”

Kontynuuje: „Kiedy Amazon wyśle ci czek, mówisz: »Och, zarobiliśmy 100 dolarów, a oni wysłali nam 45, więc chyba wzięli 55%«. Robią rzeczy takie jak obciążanie cię za metr sześcienny przestrzeni, którą zajmujesz w ich magazynie. Nie każdy wie, co to oznacza, więc trudno to przewidzieć.”

„Ale naprawdę musisz to zrozumieć, aby móc podejmować decyzje dotyczące poprawy swoich marż.”

Dlaczego warto zatrudnić profesjonalistę 🏦

Jednym z najlepszych sposobów na bycie na bieżąco z finansami małej firmy jest zatrudnienie profesjonalisty, mówi Neil.

„Moja rada dla małych firm to zatrudnienie kogoś lub znalezienie kogoś, kto może im pomóc, aby prawidłowo prowadzili księgowość.”

Kontynuuje: „Jeśli nie masz dobrej kontroli nad swoimi finansami i nie jesteś w stanie dokonać choćby podstawowej prognozy, ryzykujesz zagrożenie dla swojego biznesu… dlatego jestem wielkim zwolennikiem szukania pomocy u profesjonalisty. Za umiarkowaną kwotę możesz znaleźć kogoś, kto skonfiguruje twoją księgowość i zrobi to poprawnie w chmurowym systemie księgowym. Uważam, że to pieniądze doskonale wydane.”

Pamiętaj, że niekoniecznie musisz przekazywać wszystkie zadania finansowe stronie trzeciej. Według Neila możesz zatrudnić kogoś tylko po to, aby poprawnie skonfigurować rzeczy lub okresowo sprawdzać stan twojej firmy.

„Nie musisz mieć księgowego, który robi wszystko za ciebie. To trochę jak z prawnikiem. Możesz potrzebować go do pomocy przy konfiguracji, albo po prostu płacić mu za przegląd rzeczy co miesiąc lub co 90 dni – wystarczająco, aby trzymać cię z dala od kłopotów i upewnić się, że ktoś pomaga ci przewidywać rzeczy.”

Finanse małej firmy nie muszą przyprawiać cię o ból głowy 💵

Zarządzanie finansami w małej firmie może wydawać się przytłaczające, zwłaszcza jeśli jesteś twórcą lub przedsiębiorcą, który po prostu chce tworzyć i sprzedawać produkty.

Jednak poświęcenie czasu na zrozumienie podstaw zapewni, że będziesz mieć kontrolę nad swoimi finansami i podejmować mądrzejsze decyzje biznesowe.

A jeśli masz po swojej stronie profesjonalistę, który może nadzorować twoją księgowość i przepływ gotówki, proces bycia na bieżąco z finansami będzie o wiele łatwiejszy.