5 wskazówek dotyczących organizacji wydarzeń wirtualnych

Wydarzenia wirtualne to nowa granica łączenia społeczności. Agencja marketingu cyfrowego davies + dixon oferuje 5 wskazówek, jak zorganizować udane wydarzenie wirtualne.

Źródło: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Autor: Gościnny autor Opublikowano: 2021-11-08T23:08:59.000Z Czas czytania: 4 minuty

Tętniące życiem hotele i gwarnie sale konferencyjne stały puste w ciągu ostatnich dwóch lat z powodu COVID-19. Ale to nie znaczy, że ludzkie więzi ustały.

Bezprecedensowa liczba ugruntowanych wydarzeń przeszła na model w pełni wirtualny, a w tym dziwnym czasie pojawiła się cała gama zupełnie nowych wydarzeń realizowanych wirtualnie.

Nasza agencja marketingu cyfrowego miała przyjemność wspierać ponad 400 godzin transmisji na żywo wirtualnych wydarzeń w ciągu ostatniego półtora roku, obsługując przy tym ponad 30 000 uczestników.

Chociaż nie do końca czujemy się komfortowo, nazywając cokolwiek, co wynika z tragicznej pandemii, „promykiem nadziei”, niesamowite było obserwowanie odporności organizatorów wydarzeń w tym czasie, gdy znajdowali bezpieczne sposoby na budowanie społeczności w niezwykle izolującym okresie.

W wyniku naszego doświadczenia i bliskości tak wielu wirtualnych wydarzeń oraz niezwykle utalentowanych planistów, wiele się nauczyliśmy! I dzielimy się tymi lekcjami ze społecznością tendlyn.

Kelsey (współzałożycielka + prezes) i Karin (specjalistka ds. marketingu) z Davies & Dixon

1. Wydarzenia wirtualne = opóźnione rejestracje.

Jeśli wydarzenie jest wirtualne, przyzwyczailiśmy się do opóźnionych rejestracji i sprzedaży biletów w porównaniu z wydarzeniami stacjonarnymi, przy czym większość uczestników kupuje bilety lub zapisuje się na wydarzenie w ostatnim tygodniu lub ostatnich kilku dniach przed zamknięciem rejestracji.

Wydarzenia wirtualne nie wymagają tego samego rodzaju wcześniejszego planowania co wydarzenia na żywo (bilety lotnicze, rezerwacje hoteli, wynajem samochodów, dodatkowa opieka nad dziećmi itp.), dlatego potencjalni uczestnicy odczuwają mniejszą presję, aby zarezerwować swoje miejsce z wyprzedzeniem.

2. Komunikuj, komunikuj, komunikuj.

Wydarzenia wirtualne wymagają ogromnej komunikacji z uczestnikami, zarówno potencjalnymi, jak i już zarejestrowanymi! Twoje cyfrowe kanały marketingowe, takie jak e-mail i media społecznościowe, będą kluczowymi elementami planu komunikacji. Kontaktując się z potencjalnymi uczestnikami za pośrednictwem e-maila, upewnij się, że malujesz żywy obraz tego, czego mogą się spodziewać. Wymień prelegentów z linkami do ich stron internetowych lub profili społecznościowych, omów format i długość, przewiduj i udokumentuj pytania, które potencjalny uczestnik może mieć na temat wydarzenia.

Podczas wydarzenia nie ma czegoś takiego jak nadmierna komunikacja! Dobrą praktyką jest zaplanowanie e-maila startowego na 48 i 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia, zawierającego wszystkie ważne informacje. Jeśli masz wydarzenie wielodniowe, zalecamy codzienne wysyłanie e-maili podsumowujących!

3. Zaawansowane narzędzia są świetne do zwiększania zaangażowania uczestników, ale proste narzędzia też są potężne.

Jest tak wiele niesamowitych narzędzi, które pomogą Ci zrealizować wirtualne wydarzenie I utrzymać zaangażowanie uczestników! Wspieraliśmy (od strony marketingowej) wirtualne wydarzenia, które wykorzystywały różnorodne interesujące narzędzia i platformy, w tym niektóre, które zbudowały własną wirtualną salę konferencyjną dla naprawdę wyjątkowego doświadczenia. Współpracujemy również z różnymi wydarzeniami, które używają niewiele więcej niż Zoom i strony Eventbrite. Nie ma wstydu w grze prostych narzędzi! Tyle kreatywności, społeczności i innowacji może się wydarzyć nawet przy najmniejszych zasobach.

4. Szukaj okazji do aktywacji, aby zwiększyć zaangażowanie i uczestnictwo.

Niezależnie od tego, jakich narzędzi użyjesz do realizacji wirtualnego wydarzenia, pomyśl o tych małych i dużych sposobach, aby uczynić swoje wirtualne wydarzenie wyjątkowym i wartym udostępniania w mediach społecznościowych. Jednym z naszych ulubionych prostych przykładów był pomysł jednego klienta na wirtualną fotobudkę! To aspekt do włączenia, który nie wymaga dużo czasu ani nakładów, ale pozwala uczestnikom na wyjątkowy sposób nawiązania kontaktu. Z naszego doświadczenia wynika, że prowadzi to do mnóstwa zabawy i treści generowanych przez uczestników, udostępnianych online, które mogą być wykorzystane (za zgodą) jako materiały marketingowe w przyszłości.

W przypadku bardziej intensywnej okazji do aktywacji, rozważ opcje biletów obejmujące dostawę do domu. Widzieliśmy wydarzenia z opcją dodania dostawy kwiatów do biletu na warsztaty DIY z układania bukietów, lokalnie pozyskiwane wędliny, wino i paczki z upominkami dostarczane prosto pod drzwi uczestników. Kolejna fantastyczna okazja do zachęcania do zaangażowania i treści generowanych przez uczestników!

Wirtualna fotobudka Poshmark z Cathy, menedżerką ds. partnerstw w tendlyn!

5. Kanały mediów społecznościowych pomogą zmaksymalizować potencjał Twojego wydarzenia.

Sprawdź pełną wersję tego artykułu tutaj.

Poznaj zespół davies + dixon

Chcesz dowiedzieć się więcej o davies + dixon? Sprawdź ich stronę internetową i Instagram!