Zarządzanie relacjami z małymi firmami w zdalnym świecie: 11 sposobów na pozostanie w kontakcie

Dla samozatrudnionych przedsiębiorców prowadzenie firmy w 2021 roku to często wirtualne doświadczenie. Oto 11 sposobów na pozostanie w kontakcie oraz budowanie i zarządzanie satysfakcjonującymi relacjami biznesowymi na odległość.

Źródło: https://tendlyn.com/imprint/managing-small-business-relationships-in-a-remote-world/ Opublikowano: 2021-10-22T03:52:00.000Z Czas czytania: 9 minut

Kiedy Rashel Hariri porzuciła korporacyjną karierę, aby założyć własną firmę, jej największym wyzwaniem było pozbycie się etatowego myślenia. „Po tylu latach pracy w określony sposób” – mówi – „nagle mogłam pracować, jak tylko chciałam”.

Jako konsultantka marketingowa dla startupów, pomagająca małym firmom w budowaniu i skalowaniu, jest soloprzedsiębiorczynią bez siatki bezpieczeństwa, jaką daje wbudowana sieć korporacyjna.

Styl pracy Rashel zmienił się, aby pomóc jej rozwijać i pielęgnować wokół siebie społeczność – ze swojego domowego biura. Odkąd postanowiła działać na własną rękę, nauczyła się, że soloprzedsiębiorcy muszą celowo podchodzić do rozwijania i zarządzania relacjami biznesowymi.

Rashel Hariri jest konsultantką marketingową dla startupów, pomagającą im w budowaniu i skalowaniu.

Dla samozatrudnionego przedsiębiorcy, założyciela mikro-firmy lub kogoś, kto rozważa skok w świat małego biznesu, izolacja może być przytłaczająca. Istnieją jednak techniki, które pomagają pozostać w kontakcie i uniknąć wirtualnego wypalenia w tym procesie.

Poniżej omówimy 11 sposobów na budowanie i zarządzanie relacjami biznesowymi na odległość. Dzięki spostrzeżeniom Rashel i innych właścicieli małych firm nauczysz się spotykać i nawiązywać relacje z dostawcami, projektantami, agencjami, partnerami, klientami i pracownikami – wszystkimi, z którymi prowadzisz interesy, a których możesz nigdy nie spotkać twarzą w twarz.

1. Opanuj cyfrowy pitch

„Nie bój się kontaktować z nieznajomymi” – mówi Rashel. W miarę jak coraz więcej osób przechodzi na pracę zdalną, wirtualne przedstawianie się staje się coraz bardziej powszechne. „Wysłanie komuś przyjaznej wiadomości może przerodzić się w twoje kolejne zlecenie” – dodaje. Sprawdź jednak swoją sieć kontaktów pod kątem wspólnych znajomych, ponieważ ciepłe polecenie może pomóc w skutecznym przedstawieniu oferty.

Kiedy kontaktujesz się na zimno, upewnij się, że zbadałeś odbiorcę, aby lepiej zrozumieć jego styl pracy i preferowaną metodę kontaktu. Często te informacje można znaleźć w biografiach społecznościowych lub na ich stronie internetowej.

Twój pierwszy e-mail to pierwsza szansa na zrobienie wrażenia. Bądź zwięzły, przyjazny i pokaż, w jaki sposób twoja prośba lub oferta wnosi wartość do konkretnych potrzeb lub projektu danej osoby.

„Jeśli masz najbardziej kreatywne pomysły, ale nie wiesz, jak je przekazać, równie dobrze możesz je wyrzucić” – mówi projektantka i założycielka Aislinn Grant w niedawnym wywiadzie dla tendlyn.

👉 Przeczytaj więcej o tym, jak Aislinn wykorzystuje świetne propozycje i szuka opinii, aby utrzymać pozytywne relacje z klientami.

2. Zgromadź swój rój (solo się łączą!)

Nie jesteś tak samotny, jak myślisz. Na całym świecie ludzie tacy jak ty podejmują ryzyko i zakładają nowe firmy od podstaw. Istnieje głęboka potrzeba nawiązywania kontaktów, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz.

„Myślę, że ważne jest, aby stworzyć własną społeczność, gdy opuszcza się inną” – mówi Rashel. Dla niej przybrało to formę budowania sieci innych kobiet, które również rozpoczynały działalność solo.

Stworzona przez ciebie sieć staje się grupą de facto współpracowników – ludzi, którym możesz się wyżalić, podzielić radą i na których możesz polegać. „Posiadanie wokół siebie ludzi o podobnych poglądach motywowało mnie do skupienia się na moich celach i aspiracjach” – dodaje Rashel.

Dołączenie do nowej społeczności lub jej założenie może być onieśmielające, ale jeśli włożyłeś choć trochę wysiłku w budowanie osobistych lub zawodowych sieci kontaktów, prawdopodobnie masz już grupy ludzi, z których możesz czerpać. „Sięgnęłam do moich sieci na LinkedIn i Twitterze i spotkałam się z niesamowicie utalentowanymi ludźmi, którzy stali się moimi pierwszymi klientami” – mówi Rashel.

Budowanie szerokiej sieci – pamiętaj, aby nawiązywać kontakty z różnorodną grupą, aby uzyskać różne perspektywy – może również otworzyć cię na nowe pomysły, przyszłych partnerów biznesowych i szerszą pulę kandydatów do zatrudnienia w miarę skalowania.

3. Pogódź różne zdalne style pracy

Po pierwsze, jeśli jesteś nowym przedsiębiorcą, musisz ustalić swój własny preferowany styl pracy. Rashel uznała to za zabawne ćwiczenie i eksperymentowała z różnymi sposobami pracy. „Ekscytujące było kwestionowanie moich starych sposobów pracy i tworzenie nowych nawyków” – mówi. „Uczyłam się, kim jestem jako przedsiębiorca, jednostka i człowiek”.

Ustalenie swojego stylu pracy pomoże ci określić oczekiwania wobec siebie, swoich kontaktów i personelu. Podziel się preferowanymi narzędziami i tym, jak dużo lub jak mało chcesz się komunikować. W kontaktach z klientami staraj się jednak dostosować do ich stylów pracy, jeśli to możliwe.

Na przykład klienci mają określone oczekiwania co do czasu odpowiedzi, w zależności od formy kontaktu – mówi Jose Herrera z Horatio. Upewnij się, że twoje czasy odpowiedzi mieszczą się w tych oczekiwaniach i jasno komunikuj opóźnienia. Rozwijaj też znaczące relacje, aby klienci wracali. „Musisz być tak spersonalizowany, jak to tylko możliwe, udzielając odpowiedzi swojemu klientowi” – mówi.

👉 Dowiedz się więcej od Jose o zarządzaniu relacjami z klientami dzięki wskazówkom dotyczącym doskonałej obsługi klienta.

4. Bądź sobą – i swoim głosem marki

Źródło obrazu: Burst

„Podchodzę do interakcji z klientami w bardzo ludzki sposób” – mówi Rashel, która lubi się śmiać i wnosić zabawę do swoich relacji biznesowych. Ustal ton dla rodzaju relacji, jakie wolisz mieć ze swoimi kontaktami – ale też czytaj sytuację.

Budując nowe relacje z klientami lub innymi partnerami, prezentuj się jako osoba dopracowana, profesjonalna i zgodna ze swoją marką. Poświęć czas na opracowanie swojego głosu marki – gotowy produkt pomoże ci zachować spójność w komunikacji. A spójność buduje zaufanie. Dla Rashel jej głos marki łączy optymistyczną osobowość z przejrzystością i bezpośredniością. Twoje rozmowy mogą ewoluować w kierunku bardziej swobodnym lub formalnym w miarę budowania relacji i poznawania potrzeb drugiej osoby.

5. Uważaj na różnice stref czasowych

Jeśli zmierzasz w kierunku budowania globalnego imperium, prawdopodobnie napotkasz wyzwania komunikacyjne, gdy twoje kontakty pracują na przeciwległych harmonogramach. Sposób, w jaki unikniesz rozłączenia, będzie zależał od rodzaju i liczby relacji biznesowych, którymi zarządzasz.

Jeśli większość twoich relacji znajduje się kilka stref czasowych dalej, rozważ przesunięcie swoich zwykłych godzin pracy, aby się pokrywały, nawet jeśli tylko na godzinę lub dwie. W ten sposób większość twojej komunikacji może odbywać się asynchronicznie, ale nadal będziesz mieć okazję do rozmowy telefonicznej kilka razy w tygodniu.

W przypadku jednorazowych relacji z osobami pracującymi na przeciwległym harmonogramie, bądź proaktywny, ustalając, jak będziecie się komunikować i współpracować, w tym narzędzia asynchroniczne i godziny pracy. Jeśli brak kontaktu twarzą w twarz obciąża relację, rozważ wysyłanie filmów, na których omawiasz problem lub prośbę.

6. Wzbudzaj zachwyt

W biurze lub w rzeczywistym otoczeniu łatwo jest pokazać współpracownikom lub klientom, jak bardzo cenisz swoją relację biznesową: na przykład zostawić podziękowanie w postaci latte na biurku, zabrać zespół na drinka po pracy, aby uczcić zakończenie projektu. Kiedy dzielą cię światy, gesty uznania tracą spontaniczność i brakuje im dotykowego blasku. Wypróbuj te wskazówki, aby szerzyć radość i uznanie:

👉Przeczytaj więcej o sposobach utrzymywania pozytywnych relacji z klientami.

7. Skompletuj swój zestaw narzędzi

Źródło obrazu: Burst

Rashel używa wielu narzędzi, aby pozostać w kontakcie. Choć uważa Slack za przytłaczający, odkryła, że to najlepszy sposób na szybką rozmowę ze swoimi kontaktami. „Myślę, że jestem teraz członkiem siedmiu różnych kanałów Slack, co może być trudne do ogarnięcia” – mówi. Poza tym nazywa Google Hangouts swoją „linią życia”, ponieważ może być tak blisko kontaktu twarzą w twarz, jak to tylko możliwe w cyfrowej rzeczywistości.

Rozważ również następujące narzędzia:

👉 Odkryj tendlyn Community Design, narzędzie pomagające tworzyć efektowne opakowania i produkty markowe, które wzbudzają zachwyt.

8. Bądź proaktywny

Podczas pracy z klientami Rashel wbudowuje wiele punktów kontaktowych w swoje relacje zawodowe.

„Mam regularne cotygodniowe spotkania z moimi klientami, śledzę naszą pracę, proszę o opinie i zapewniam coaching przywódczy oraz wsparcie, gdy jest to potrzebne” – mówi.

Zaplanuj regularne spotkania kontrolne z dostawcami, partnerami detalicznymi lub innymi osobami kluczowymi dla codziennego funkcjonowania twojej firmy – zwłaszcza gdy relacja wciąż się rozwija. Bez swobodnych rozmów przy dystrybutorze wody w biurze, nawet szybkie 15-minutowe spotkanie co dwa tygodnie może dać szansę na uzgodnienie stanowisk – i poznanie ludzi w twoich kręgach biznesowych.

9. Karm swoją sieć kontaktów

Kiedy jesteś nowy w przedsiębiorczości lub pracujesz solo, możesz polegać na sieci kontaktów bardziej niż ci, którzy są już ugruntowani. W miarę skalowania, odwdzięczaj się. Zostań mentorem dla młodych założycieli i twórz możliwości w swojej sieci. To świetny sposób na budowanie relacji z potencjalnymi przyszłymi klientami, partnerami lub pracownikami.

„Za każdym razem, gdy pojawia się prośba o pracę, która nie pasuje do moich usług, jako pierwsza polecam kogoś z mojej sieci, kto moim zdaniem wykona dobrą robotę” – mówi Rashel.

👉 Dowiedz się o pielęgnowaniu relacji z klientami poprzez łączenie ich w społeczności.

10. Ustal granice – i komunikuj je

Źródło obrazu: Burst

„Częstą wadą rezygnacji z agencji lub struktury korporacyjnej jest to, że klienci mogą czuć się uprawnieni do kontaktu z tobą o każdej porze dnia” – mówi projektantka marki i założycielka Eva Couto.

To częsta trudność dla osób pracujących z klientami, a Eva od samego początku ustala oczekiwania wobec każdego projektu. Zarządzając relacjami z klientami, musisz znaleźć właściwą równowagę między dostarczaniem tego, co obiecano, a przeciążaniem się. „Uważam, że zapewnienie klientowi przyjemności z doświadczenia jest absolutnie kluczowe” – mówi Aislinn. „To powiedziawszy, upewniamy się, że kierujemy procesem”.

Zarządzając innymi relacjami zdalnie, zwłaszcza tymi rozciągniętymi między strefami czasowymi, bądź bardzo jasny co do swoich godzin pracy. Na przykład, odbierasz tylko niepilne telefony i spotkania między 8:00 a 18:00, a poza tymi godzinami twoje kontakty mogą się z tobą skontaktować przez e-mail lub czat. „Naprawdę polecam jasne i szybkie ustalenie swoich granic” – mówi Eva. „Daj im znać, jakie są twoje godziny pracy i kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi”.

👉 Przeczytaj historię Evy i dowiedz się, jak wykorzystuje ustalanie oczekiwań i automatyzację do pracy z klientami.

11. Unikaj wirtualnego wypalenia

„To dla mnie dość proste” – mówi Rashel o swojej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. „Znajduję czas, aby wyjść z domu, załatwić tu i ówdzie drobne sprawy i spotkać się z przyjaciółmi i rodziną”.

Jako soloprzedsiębiorca często jesteś w pełni odpowiedzialny za sukces – lub porażkę – swojej firmy. Łatwo jest naginać się, aby pielęgnować każdą relację i zapomnieć o jednej z najważniejszych relacji – tej z samym sobą. Nawet Rashel może dać się wciągnąć. „Kiedy jestem zbyt długo z dala od przyjaciół i rodziny” – mówi – „zbyt pochłania mnie moja praca”.

Chociaż ważne jest, aby mieć stałą komunikację z osobami bezpośrednio związanymi z twoim źródłem utrzymania, wirtualne wypalenie jest realne. Podobnie jak rezerwujesz regularne spotkania kontrolne z innymi, zrób to samo dla siebie, blokując czas dla siebie w swoim harmonogramie.

Słowo na koniec

Niezależnie od tego, jak rozwijasz i zarządzasz swoimi relacjami biznesowymi, pamiętaj, że przyszłość pracy z dnia na dzień staje się coraz bardziej wirtualna. Szukaj pocieszenia we wspólnej izolacji. I korzystaj z technologii, która nas zbliża, sprawiając, że samotna zdalna praca wydaje się, cóż, mniej odległa.