case studies
Zrozumienie procesu realizacji zamówień: Niezbędny przewodnik dla małych firm
Zrozumienie procesu realizacji zamówień: Niezbędny przewodnik dla małych firm
Proces realizacji zamówień odgrywa kluczową rolę w sukcesie Twojego biznesu detalicznego. Oto jak możesz go zoptymalizować dla swojej małej firmy.
Źródło: https://tendlyn.com/imprint/understanding-order-fulfillment-for-small-businesses/ Autor: Francesca Nicasio Opublikowano: 2021-10-11T00:09:39.000Z Czas czytania: 10 minut
W grę wchodzi wiele złożonych procesów, a sprzedawcy detaliczni przechodzą przez wiele trudności, aby dostarczyć produkty klientom tak szybko, jak to możliwe.
Dla właścicieli małych firm jest to jeszcze trudniejsze, ponieważ działają przy ograniczonych zasobach i personelu. Dlatego właściciele odnoszących sukcesy sklepów e-commerce skupiają się na stworzeniu wydajnego procesu realizacji zamówień.
W tym artykule pomożemy Ci zrozumieć, czym jest proces realizacji zamówień i jak możesz go zoptymalizować dla swojej małej firmy.
Zaczynajmy.
Proces realizacji zamówień wyjaśniony
Pełny proces dostarczania produktów z Twojego sklepu do klienta nazywany jest realizacją zamówień. To seria działań, które ułatwiają przetwarzanie i dostarczanie zamówień klientom.
Proces rozpoczyna się, gdy klient składa zamówienie na Twojej stronie internetowej/aplikacji, a kończy, gdy klient otrzyma produkt, z którego jest zadowolony. Obejmuje on przyjmowanie zapasów, magazynowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę produktów oraz przetwarzanie zwrotów, jeśli klient nie chce już otrzymanego przedmiotu.
Obecnie klienci są przyzwyczajeni do szybkiej wysyłki, w tym opcji 24-godzinnej i dwudniowej. Firmy, które nie mają wydajnego procesu realizacji zamówień zapewniającego niedrogą i terminową dostawę, będą miały trudności z konkurowaniem na rynku.
5 kluczowych kroków w procesie realizacji zamówień e-commerce
Proces realizacji zamówień e-commerce zazwyczaj obejmuje pięć kluczowych kroków. Przyjrzyjmy się każdemu z nich bliżej.
1. Przyjmowanie zapasów
Znany również jako proces przyjęcia towaru, jest to etap, w którym wysyłasz swoje zapasy do centrum realizacji zamówień w celu przechowania i przygotowania do przetworzenia.
Gdy otrzymasz zapasy w magazynie realizacji zamówień, Twój personel będzie musiał je sprawdzić, zinwentaryzować i oznaczyć. Przedmioty są kontrolowane, a ich wymiary, zdjęcia, wagi i kody kreskowe są dodawane do systemu zarządzania magazynem. Zapewnia to dokładne i wydajne przetwarzanie zamówień w późniejszych etapach.
2. Magazynowanie
Etap magazynowania obejmuje przechowywanie zapasów na potrzeby przyszłej dystrybucji. Pracownicy muszą zadbać o odpowiednie umieszczenie przedmiotów w najbardziej optymalnych lokalizacjach w przestrzeni magazynowej. Pomoże to w szybkiej wysyłce zamówień bez opóźnień.
Możesz umieścić szybko rotujące produkty bliżej stacji pakowania, a mniej popularne produkty głębiej w magazynie. Zapewnia to, że szybko rotujące produkty są zawsze gotowe do szybkiej dostawy.
3. Przetwarzanie zamówień
Gdy klient składa zamówienie online, zostaje ono zarejestrowane w Twoim systemie zarządzania zapasami. Potwierdzenie zamówienia jest wysyłane do klienta, a prośba o przetworzenie zamówienia trafia do Twojego centrum realizacji.
Jest to prawdopodobnie najważniejszy etap w procesie realizacji zamówień. Ma on największy wpływ na zadowolenie klienta. Na tym etapie zamówienia są pobierane z półki i przenoszone na stację pakowania, gdzie są pakowane i etykietowane do wysyłki.
Metoda pick-pack-ship (kompletacja-pakowanie-wysyłka) jest popularną i wydajną metodą przetwarzania zamówień, którą możesz przyjąć. W tej metodzie generowany jest dokument pakowania, który pomaga kompletatorom magazynowym wybrać odpowiednie przedmioty.
Następnie przedmioty są przenoszone na stację pakowania, gdzie używane są odpowiednie materiały do pakowania. Przedmioty są następnie zamykane i przyklejane są do nich etykiety wysyłkowe.
Ta metoda zapewnia szybkość i dokładność, co ogranicza ryzyko opóźnień w dostawie lub wysłania niewłaściwych przedmiotów.
4. Wysyłka
Po posortowaniu i zapakowaniu przedmiotów są one odbierane przez przewoźników, takich jak FedEx, i dostarczane do klienta końcowego.
Wysyłka zamówień może stanowić kluczową przewagę konkurencyjną dla Twojej firmy, jeśli uda Ci się usprawnić proces i zaoferować niedrogą wysyłkę tego samego dnia.
Możesz wykorzystać wagę i specyficzne wymagania zamówienia, aby automatycznie przydzielić je do najszybszego i najbardziej opłacalnego przewoźnika. Oprogramowanie do zarządzania magazynem może pomóc w stworzeniu takiego systemu.
Musisz także udostępnić klientom informacje o śledzeniu, aby mogli śledzić swoje przesyłki w czasie rzeczywistym.
5. Przetwarzanie zwrotów
Po dostarczeniu zamówienia klient może w razie potrzeby złożyć wniosek o zwrot. Jest on następnie przetwarzany przez sklep internetowy – udzielany jest zwrot pieniędzy, a stan zapasów jest odpowiednio aktualizowany.
Ważne jest, aby kupujący mogli łatwo inicjować i śledzić zwroty na Twojej platformie e-commerce. Powinieneś także być w stanie jak najszybciej przyjmować i przetwarzać zwroty.
Klienci chętniej wrócą do Twojego sklepu, jeśli proces zwrotu będzie bezproblemowy. Upewnij się, że Twoja polityka zwrotów jest łatwo dostępna na stronie internetowej, aby klienci byli świadomi Twoich zasad obsługi.
Najlepszym podejściem jest próba wyeliminowania czynników, które zwiększają prawdopodobieństwo zwrotów. Większość zwrotów wynika z uszkodzonych produktów lub wysyłki nieprawidłowych przedmiotów.
Upewnij się, że Twój personel jest dobrze przeszkolony i zmotywowany, aby produkty były starannie kompletowane i pakowane, co zmniejszy błędy prowadzące do zwrotów. Twój system zarządzania zamówieniami pomoże również w kontroli wagi, kodów kreskowych i wizualnej, aby zapewnić, że podczas przetwarzania zamówienia wybierane są właściwe przedmioty.
Rodzaje modeli realizacji zamówień
Istnieją cztery popularne modele realizacji zamówień, spośród których możesz wybrać w zależności od potrzeb swojej firmy. Omówmy każdy z tych modeli nieco bardziej szczegółowo:
1. Realizacja wewnętrzna (własna)
Ma to miejsce, gdy firma e-commerce zarządza swoim procesem realizacji zamówień, korzystając z własnych obiektów i zasobów. Przechowywanie zapasów, przetwarzanie zamówień i wysyłka są w całości obsługiwane przez firmę.
Ten model jest często przyjmowany przez małe sklepy, które korzystają z wewnętrznej realizacji jako niedrogiej opcji, gdy mają do obsłużenia bardzo mało zamówień. W miarę skalowania działalności mogą przenieść się do większego centrum realizacji lub przyjąć któryś z innych modeli wymienionych poniżej.
Wewnętrzna realizacja zamówień może być również stosowana przez ugruntowane firmy, które chcą kontrolować proces od produkcji do dostawy produktu, aby zapewnić klientom jak najlepsze doświadczenia.
Zalety
Wady
2. Outsourcing realizacji zamówień
W tym modelu firma zleca realizację zamówień zewnętrznej firmie logistycznej lub firmie zajmującej się realizacją zamówień (3PL). Tutaj zewnętrzny dostawca usług realizacji zamówień otrzymuje wyprodukowane produkty od firmy, a następnie zajmuje się całym procesem realizacji, od magazynowania po dostawę produktów.
Przedmioty są przechowywane w centrach realizacji należących do firmy logistycznej, a przetwarzanie zamówień jest wykonywane przez pracowników Twojego partnera realizacyjnego. Oznacza to, że nie musisz angażować zasobów do budowy własnego magazynu ani zatrudniać dodatkowych pracowników. System Amazon FBA jest dobrym przykładem działania tego modelu.
Przyjęcie rozwiązań z zakresu outsourcingu realizacji zamówień pozwoli Ci zaoszczędzić czas poświęcany na czynności związane z realizacją, a także pomoże obniżyć koszty wysyłki, ponieważ firmy 3PL często korzystają z rabatów na koszty wysyłki od przewoźników.
Zalety
Wady
3. Dropshipping
Dropshipping całkowicie usuwa Cię z procesu produkcyjnego i realizacji zamówień.
Działa to w ten sposób, że otrzymujesz zamówienie od klienta, a następnie składasz prośbę o ten produkt do swojego dostawcy. Przekazujesz dostawcy informacje o szczegółach zamówienia klienta i adresie klienta.
Towar jest wysyłany do klienta bezpośrednio od dostawcy, a Ty nigdy nie przechowujesz produktów w magazynie.
Przyjęcie dropshippingu rośnie wśród sklepów e-commerce i sprzedawców detalicznych ze względu na wygodę i niski wymagany kapitał początkowy.
Zalety
Wady
4. Realizacja hybrydowa
Ten model łączy dowolne dwa z powyższych modeli realizacji zamówień. Firma może korzystać z wewnętrznej realizacji zamówień w przypadku produktów niestandardowych, jednocześnie korzystając z usług zewnętrznych w przypadku bardziej standardowych produktów.
Możesz również zdecydować się na wewnętrzną realizację zamówień w przypadku produktów markowych, jednocześnie korzystając z dropshippingu w przypadku produktów, które nie są wytwarzane przez Twoją firmę. Główną zaletą modelu hybrydowego jest elastyczność, jaką daje właścicielom małych firm.
Zalety
Wady
Kluczowe czynniki wpływające na realizację zamówień
Oto trzy kluczowe czynniki, które ukształtują Twoją strategię realizacji zamówień:
1. Wolumen zamówień
Firmy typu start-up i małe sklepy internetowe, które przetwarzają zamówienia w małej ilości, mogą korzystać z wewnętrznej realizacji. Jednak po osiągnięciu 300 lub więcej zamówień miesięcznie, samodzielne przetwarzanie zamówień staje się trudne bez zatrudnienia dodatkowego personelu lub zlecenia tego procesu na zewnątrz.
Przy większych wolumenach będziesz musiał śledzić więcej zapasów, pakować więcej przedmiotów i zarządzać zwrotami jeszcze większej liczby przedmiotów. Gdy realizacja zamówień zaczyna przekraczać możliwości Twojego małego zespołu, czas rozważyć outsourcing procesu realizacji.
2. Lokalizacja
Lokalizacja jest ważna, ponieważ określa czas, jaki Twoje produkty spędzą w podróży do klientów.
Czas tranzytu determinuje koszty wysyłki, szybkość dostawy i metodę wysyłki. Małe sklepy internetowe mogą obniżyć koszty wysyłki, ograniczając opcje wysyłki do najdroższych stref wysyłkowych.
Ugruntowane firmy wykorzystują lokalizację do określenia, gdzie przechowywać zapasy. Centra realizacji zamówień są zlokalizowane blisko miast, w których firma może dotrzeć do największej części swojej bazy klientów.
3. Technologia
Narzędzia takie jak oprogramowanie do zarządzania zapasami i systemy zarządzania magazynem odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu dokładnego i wydajnego działania procesu realizacji zamówień.
Narzędzia programowe mogą pomóc Ci usprawnić cały proces, co ułatwia dokładne przetwarzanie zamówień.
Narzędzia te dostarczają również kluczowych danych, które pomagają utrzymać odpowiednie ilości produktów w magazynie, a nawet prognozować popyt.
Jak zwiększyć wydajność procesu realizacji zamówień
Możesz zoptymalizować swój proces realizacji zamówień, stosując następujące najlepsze praktyki:
1. Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami
Używaj narzędzi programowych, aby połączyć proces sprzedaży z procesem realizacji zamówień. Narzędzia te pomogą Ci generować listy pakowania zamówień, identyfikować przedmioty na półkach w magazynie i zarządzać zwrotami.
2. Użyj slottingu, aby zoptymalizować operacje magazynowe
Slotting polega na grupowaniu i przechowywaniu produktów w najbardziej optymalnym obszarze, aby przyspieszyć proces kompletacji.
Przykładem jest system, w którym trwałe przedmioty są grupowane razem i umieszczane w miejscu, z którego można je kompletować w pierwszej kolejności, podczas gdy delikatne przedmioty są grupowane razem i kompletowane jako ostatnie.
Przyspiesza to proces, ponieważ pracownicy magazynu mogą szybko przetworzyć wytrzymałe przedmioty razem, a następnie poświęcić czas na staranne kompletowanie i pakowanie delikatnych przedmiotów.
3. Wprowadź automatyzację i korzystaj z inteligentnych systemów magazynowych
Rozwiązania automatyzacyjne, takie jak współpracujące roboty mobilne, mogą poprawić wydajność kompletacji i zmniejszyć liczbę błędów. Roboty te wykorzystują sztuczną inteligencję do identyfikacji i wyboru odpowiednich przedmiotów, a następnie przenoszą je do odpowiedniej stacji w celu pakowania.
Powinieneś również korzystać z inteligentnych systemów, takich jak SKU, skanery RFID (identyfikacja radiowa), oprogramowanie do realizacji zamówień, uczenie maszynowe i inne odpowiednie narzędzia programowe.
4. Zwiększ widoczność łańcucha dostaw
Skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw pomoże Ci śledzić produkcję i zarządzać poziomami zapasów, aby zapewnić, że zawsze możesz sprostać wolumenom zamówień.
System, który zbiera dane w całym łańcuchu dostaw, zapewni Ci widoczność w czasie rzeczywistym niezbędną do stworzenia wydajnego procesu realizacji zamówień.
Podsumowanie
Celem każdego właściciela firmy jest tworzenie procesów, które umożliwiają mu zaspokojenie potrzeb klientów. Zadowoleni klienci oznaczają większe przychody dla Twojego sklepu.
Postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami, aby wybrać i wdrożyć najlepszy model realizacji zamówień dla swojej firmy. Wydajny proces realizacji zamówień pomoże Ci za każdym razem przekraczać oczekiwania klientów i zapewniać wyjątkowe doświadczenia.
