Construindo #itstendlyn: Como Funciona Nosso Programa de Integração Global e Virtual

À medida que a tendlyn cresce, estamos compartilhando mais sobre nossas pessoas e processos. Veja como projetamos nosso programa de integração para novos membros da equipe que se juntam à nossa equipe remota global híbrida.

Fonte: https://tendlyn.com/imprint/building-itstendlyn-our-global-virtual-onboarding-programme/ Autor: tendlyn Publicado: 2021-10-06T21:58:26.000Z Tempo de leitura: 6 minutos de leitura

Eu Tenho um Sentimento

Todo mundo conhece aquela antecipação (e, sendo honestos, às vezes medo) quando você começa um novo emprego. Você sai de uma empresa ou talvez de uma escola onde conhece todas as pessoas, as expectativas, como fazer as coisas. Então você entra em um novo cargo e seu mundo vira de cabeça para baixo, com novos nomes, rostos, tecnologia e produtos.

No melhor cenário, você passou por um processo de recrutamento que lhe dá alguma visão sobre a equipe e a empresa, mas até você entrar pela porta (ou pela porta virtual, no nosso caso) é difícil avaliar completamente como será e também quanto tempo pode levar para voltar àquela sensação de normalidade que você tinha antes.

No nosso caso, adicione uma equipe que cresce a cada dia, agora em 9 países, e pode ser fácil ser levado pela corrente e se sentir desorientado.

Quando começamos a projetar nosso programa de integração, sabíamos que queríamos uma experiência consistente para cada pessoa que entrasse, independentemente da equipe ou localização.

Queríamos que eles se sentissem animados com o desafio do trabalho pela frente e se sentissem conectados e cercados por uma equipe que os apoiaria a alcançar esses grandes objetivos.

Isso não é tarefa fácil, mas percorremos um longo caminho. Aqui, estamos compartilhando nosso programa de integração para mostrar como estamos pensando e escalando nosso programa com uma equipe remota global.

Antes do Grande Dia

Assim que alguém é contratado, as engrenagens são colocadas em movimento para a integração.

Trabalhando em estreita colaboração com os gerentes, a equipe de pessoas cuidará de todos os básicos. E-mail, Slack, Asana e outros logins são configurados e o equipamento de trabalho é encomendado.

Sendo uma empresa focada em sustentabilidade, nosso objetivo é comprar laptops reformados e limitar a distância de transporte do item, por isso encontramos fornecedores locais em cada mercado e compramos diretamente para serem enviados para nossa equipe.

Não é sem seus contratempos – tivemos um laptop perdido este ano e nosso cartão de crédito bloqueado temporariamente devido ao nosso comportamento suspeito de compra de laptops, mas manter tudo local funcionou muito bem no geral.

Enquanto os logins, equipamentos e outras tarefas administrativas estão sendo cuidadas, o gerente tem um foco principal durante esta janela de pré-integração: metas de 90 dias. Para cada pessoa que entra, a expectativa é que haja um roteiro claro do que precisa ser alcançado e como o sucesso será medido.

O gerente e o novo membro da equipe podem então revisar isso no dia 1 para aliviar qualquer preocupação sobre o que é esperado nos próximos meses. Onde pudermos modelar isso, faremos, para que seja consistente para o futuro.

Experimentando a tendlyn (Nosso Kit de Integração Físico)

Com a sustentabilidade como valor central, passamos tempo no último ano refinando nossos kits de integração físicos. Não queríamos enviar itens que não seriam usados, e também precisávamos garantir que os produtos que enviamos atendessem às mesmas estruturas de sustentabilidade que usamos para nossos produtos.

Cada membro da equipe recebe um kit de amostras da tendlyn para que possam experimentar a qualidade dos produtos por si mesmos, incluindo papel de seda, envelopes, adesivos e uma bolsa de pano – depois vemos a equipe usar esses diferentes produtos como papel de embrulho, adesivos em laptops, nossos cartões emoldurados e colocados nas paredes dos home offices!

Dependendo do mercado, eles também receberão um caderno de papel reciclado, um lápis que, quando termina, se transforma em uma planta, um distintivo para passar a ferro com o design de sua equipe que podem usar em uma camiseta, moletom, boné ou outro item de sua escolha, e nosso item mais cobiçado – óculos de sol sustentáveis do primeiro empreendimento do nosso fundador que deu início a tudo!

Em 2022, todos os nossos mercados receberão os mesmos itens, com alguns novos no horizonte também, com base na demanda popular da equipe.

O Grande Dia Chegou!

É hora! O equipamento chegou junto com um kit de pré-integração com logins e um resumo completo do dia 1. Planejando o inevitável contratempo técnico do primeiro dia, detalhamos o itinerário do dia 1 em detalhes completos e enviamos com antecedência para que as pessoas possam participar das reuniões de integração e ter links para documentos importantes sem precisar fazer login e ver o calendário primeiro.

Nosso amor por listas e planejamento não para por aí também. Depois de fazer login em nossos sistemas, você encontrará um plano de projeto de integração abrangente.

Projetado em torno de nossos valores, na primeira semana você aprenderá sobre nossos clientes e comunidades: quem são, quais produtos oferecemos, como nossos clientes estão usando esses produtos (os designs são 😍) e nossa experiência do cliente.

Na semana 2, você se concentrará na sustentabilidade, que abrange tanto o lado ambiental quanto nossas metas de equipe, nossas métricas e nossa estratégia de longo prazo. A semana 3 é toda sobre criatividade: aprender mais sobre cada equipe, no que estão focadas e seus aprendizados.

Você não pode ter verdadeira criatividade sem ter a visão completa ou aprender com os erros, então entender isso de outras equipes completa a semana 3.

Entre este programa, você terá sistemas para aprender, tarefas relacionadas às suas metas de 90 dias, projetos para participar, e você deve encontrar tudo isso delineado em seu plano de integração.

Voltando ao sentimento que queríamos que as pessoas tivessem ao entrar na equipe, era entusiasmo pelo desafio pela frente. Definimos grandes metas e colocamos muita estrutura em prática para apoiar sua realização.

Não somos sobre a correria interminável, ou a mentalidade de “afogar-se ou nadar” do início da vida de startup – nosso objetivo é colocar em prática uma estrutura cuidadosa para capacitar nossa equipe a realizar um ótimo trabalho.

Finalizando

Como você pode perceber, listas e planejamento desempenham um papel enorme em nosso programa! Cerca de 60% deste programa é assíncrono, então é uma experiência consistente em todo o mundo, independentemente da equipe e fuso horário. Os outros 40% estamos conscientes em tornar o tempo impactante.

Apresentamos membros da equipe no Slack com um Q&A para que as pessoas iniciem conversas imediatamente sobre interesses compartilhados e possam participar de nossa variedade de canais sociais do Slack que possam gostar.

Compartilhamos “manuais do usuário” para novos integrantes e equipes existentes para que você vá direto aos detalhes sobre estilos de trabalho e preferências dentro de sua equipe e com as principais partes interessadas, e realizamos chamadas de integração em grupo sobre tópicos-chave para que você se sinta conectado àqueles que estão começando ao mesmo tempo que você.

Temos os programas de “buddy” habituais em vigor, e complementamos isso com correspondências aleatórias mensais em toda a empresa como uma forma de conhecer novas pessoas com quem você poderia ter esbarrado se estivéssemos em um ambiente de escritório.

Olhando para o próximo ano, continuaremos refinando nosso programa. Como estamos crescendo rapidamente, há momentos em que podemos perder consistência, ou podemos melhorar a incorporação de nossos valores de comunidade, criatividade e sustentabilidade, ou precisamos encontrar novas maneiras de operar o programa para que possamos passar de 10 pessoas em integração por mês para 30 ou mais.

Continuaremos coletando feedback regularmente ao longo do processo de integração de nossa equipe e monitoraremos nossos dados, como o sucesso de nossa equipe em relação às metas de 90 dias, engajamento e números de retenção.

Quer embarcar nesta jornada conosco? Confira a página de carreiras da tendlyn aqui!