5 Dicas para Organizar Eventos Virtuais

Eventos virtuais são a nova fronteira para conectar comunidades. A agência de marketing digital davies + dixon oferece 5 dicas para realizar um evento virtual de sucesso.

Fonte: https://tendlyn.com/imprint/davies-dixon-virtual-events/ Autor: Autor Convidado Publicado: 2021-11-08T23:08:59.000Z Tempo de leitura: 4 minutos de leitura

Saguões de hotéis movimentados e salas de conferência cheias ficaram vazios nos últimos dois anos devido à COVID-19. Mas isso não significa que a conexão humana parou.

Uma quantidade sem precedentes de eventos estabelecidos migrou para um modelo totalmente virtual, e uma série de eventos completamente novos, realizados virtualmente, surgiu durante esse período estranho.

Nossa agência de marketing digital teve o prazer de apoiar mais de 400 horas de programação de eventos virtuais ao vivo no último ano e meio, atendendo mais de 30.000 participantes ao longo do caminho.

Embora não nos sintamos exatamente confortáveis em rotular qualquer coisa que venha como resultado de uma pandemia trágica como “lado positivo”, foi incrível observar a resiliência dos organizadores de eventos durante esse período, enquanto encontravam maneiras seguras de construir comunidade em um momento extremamente isolador.

Como resultado de nossa experiência e proximidade com tantos eventos virtuais e planejadores incrivelmente talentosos, aprendemos muito! E estamos compartilhando essas lições com a comunidade tendlyn.

Kelsey (Co-Fundadora + Presidente) e Karin (Estrategista de Marketing) da Davies & Dixon

1. Eventos virtuais = inscrições tardias.

Se o evento é virtual, aprendemos a esperar inscrições e vendas de ingressos tardias em comparação com eventos presenciais, com a maioria dos participantes comprando ou se inscrevendo durante a última semana ou últimos dias antes do prazo de inscrição.

Eventos virtuais não exigem o mesmo tipo de planejamento antecipado que eventos presenciais (passagens aéreas, reservas de hotel, aluguel de carros, cuidados extras com crianças, etc.) e, portanto, os participantes em potencial sentem menos urgência em reservar seu lugar com antecedência.

2. Comunique, comunique, comunique.

Eventos virtuais exigem muita comunicação com seus participantes, tanto potenciais quanto confirmados! Seus canais de marketing digital, como e-mail e redes sociais, serão peças cruciais do seu plano de comunicação. Ao entrar em contato com participantes em potencial por e-mail, certifique-se de pintar um quadro vívido do que eles podem esperar. Liste seus palestrantes com links para seus sites ou perfis sociais, explique o formato e a duração, antecipe e documente perguntas que um participante em potencial possa ter sobre o evento.

Durante o evento, não existe comunicação excessiva! Uma boa prática é planejar um e-mail de abertura 48 e 24 horas antes do início do evento com todas as informações importantes. Se você tiver um evento de vários dias, recomendamos enviar e-mails de resumo diariamente!

3. Ferramentas avançadas são incríveis para impulsionar o engajamento dos participantes, mas ferramentas simples também são poderosas.

Existem tantas ferramentas incríveis por aí para ajudar você a realizar seu evento virtual E manter os participantes engajados! Apoiamos (na frente de marketing) eventos virtuais que utilizam uma variedade de ferramentas e plataformas interessantes, incluindo alguns eventos que construíram seu próprio salão de conferências virtual para uma experiência verdadeiramente única. Também trabalhamos com uma variedade de eventos que usam pouco mais do que Zoom e uma página do Eventbrite. Não há vergonha no jogo das ferramentas simples! Tanta criatividade, comunidade e inovação podem acontecer mesmo com os mínimos recursos.

4. Procure oportunidades de ativação para aumentar o engajamento e a participação.

Não importa quais ferramentas você use para realizar seu evento virtual, pense nas maneiras pequenas e grandes de tornar seu evento virtual único e digno de ser compartilhado nas redes sociais. Um dos nossos exemplos simples favoritos foi a ideia de um cliente de ter um fotômetro virtual! Este é um aspecto a incorporar que não exige muito tempo ou custos indiretos, mas permite uma maneira única de os participantes se conectarem. Em nossa experiência, isso gerou uma tonelada de conteúdo divertido gerado pelos participantes e compartilhado online, que pode ser usado (com permissão) como material de marketing no futuro.

Para uma oportunidade de ativação mais intensiva, considere opções de ingressos que incluam entregas em casa. Já vimos eventos com a opção de adicionar entrega de flores ao seu ingresso para uma oficina de arranjos florais DIY, charcutaria de origem local, vinho e sacolas de brindes entregues diretamente na porta dos participantes. Outra oportunidade fantástica para incentivar o engajamento e o conteúdo gerado pelos participantes!

Fotômetro virtual da Poshmark com a Gerente de Parcerias da tendlyn, Cathy!

5. Os canais de redes sociais ajudarão a maximizar o potencial do seu evento.

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