电商订单管理实用指南

高效的订单管理系统对电商企业的成功至关重要。以下是我们为品牌提供的最佳实践指南。

来源： https://tendlyn.com/imprint/a-practical-guide-to-ecommerce-order-management/ 作者： Francesca Nicasio 发布时间： 2022-03-03T00:17:31.000Z 阅读时间： 11分钟

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对于每周只需处理少量订单的小型企业来说，电商订单管理似乎并不困难，但随着销售额的增长，对复杂订单管理系统的需求就愈发明显。

在本文中，你将了解电商订单管理涉及的内容、运作方式、挑战、最佳实践，以及如何为你的业务选择合适的订单管理软件。

什么是电商订单管理？

电商订单管理始于初始购买交易，涵盖接收、履行和配送客户订单的整个过程。将产品送达客户的整个事件序列也会被实时追踪。

你的订单管理系统塑造了客户在你在线商店的体验，因为它决定了订单履行的速度和准确性。如果订单处理无法高效运作或满足客户期望，你可能会失去销售机会。

一个高效的订单管理流程至少必须包含以下要素：

整个订单生命周期需要指定的流程、软件系统和训练有素的员工。仓库、运输公司和代发货设施对系统的成功也至关重要。

创建高效的电商订单管理系统将确保产品准时、准确地送达客户手中。它还能在订单履行的每个步骤中提供更高的可见性，从而减少人为错误并消除时间浪费。

为什么高效的订单管理如此重要？

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无论你是零售商还是订单管理专家，理解电商订单管理为何重要以及其运作方式都至关重要。

以下是掌握在线订单管理对电商企业如此重要的一些原因：

提高库存准确性

库存过剩可能导致未售出商品的利润损失，而库存不足则可能导致盈利销售机会的流失。订单管理系统将确保你能精确监控和控制库存水平。

库存管理软件将在多个地点提供更高的库存可见性，你将能够预测随业务需求波动的库存水平。

实时追踪库存水平将确保你能调整库存以满足订单数量，同时防止因未售出过剩库存造成的损失。

你的库存管理系统还将自动化关键的订单履行流程，如生成 SKU、开具订单发票、设置运输方式、生成运输标签等。

可靠的数据

优化的订单系统让你能够访问可操作的数据，通过分析这些数据做出更好的业务决策。

例如，系统中的订单数据可以显示客户在地理位置上的集中区域。你可以利用这些信息将库存存放在靠近大部分客户的地方，以实现更快的配送并降低运输成本。

可操作的数据还能让你更清晰地了解可能影响供应链的任何问题。

更快、更准确的订单履行

客户越早收到正确的订单，他们未来就越有可能从你的商店购买更多商品和服务。

未能投资建立高效的电商订单管理系统可能导致耗时的订单履行问题。本应用于打造品牌和开发产品的宝贵时间将被用于解决客户投诉。

一个合适的订单管理解决方案将减少人为错误，自动化大部分流程，并让你轻松选择离客户最近的履行中心。

可扩展性

依赖电子表格的手动订单管理工作流程很容易因订单履行需求的变化而不堪重负。

采用订单管理软件应用程序而非手动流程，将提供自动化和更高的灵活性，使你能够轻松扩展运营以跟上电商商店的增长步伐。

电商订单管理流程涉及哪些步骤？

订单管理通常是一个包含客户下单、订单处理、运输和客户跟进四个步骤的流程。

根据你经营的业务类型以及确保客户满意度所需的条件，此流程可能涉及更多步骤。

以下是四个步骤各自包含的内容：

第一步：下单

一切始于客户选择产品并在你的在线商店下单。订单可以直接在你的网站、第三方电商平台、社交媒体或任何其他渠道下达。

你的企业将接受订单，并通过订单管理软件或手动方式记录采购订单。理想情况下，应向买家发送一封电子邮件确认，告知订单已收到，并提供预计交货日期。客户还应能够通过你的网站或追踪链接查看订单状态。

下单阶段的所有事件都将在你的电商平台上发生。像 Shopify、WooCommerce、Magento、Amazon Marketplace、eBay 等平台可用于创建在线店面，列出商品，提供流畅的结账体验，并促进安全的支付处理。

支付处理

处理借记卡和信用卡支付需要与高度可信、安全可靠的支付处理公司合作。对于店内订单，配备柜台终端和高质量的销售点（POS）读卡器也至关重要。

特殊订单

有些订单需要特别关注，你必须制定流程来处理此类情况。例如，你可以决定向订购大量产品的客户赠送感谢信或折扣码。

制定流程将使自动发放优惠券代码以及向仓库团队标记包含小赠品或感谢信的订单变得更加容易。

多渠道订单

然而，你的订单履行生态系统（OMS）必须经过优化，以高效处理通过多个渠道下达的订单。使用统一系统提供客户订单的整合视图将有助于降低运营成本并节省时间。

第二步：订单处理

订单处理在客户为所购商品付款后立即开始。将生成销售订单并发送到仓库，在那里从公司库存中拣选订单中的商品。

通常，在向客户发送订单确认之前，应检查库存水平并确认产品可用性。此履行阶段最重要的因素是速度和准确性。

你的流程必须确保仓库员工正确拣选、包装和运输订单。

决定此阶段成功的因素包括：

仓库通知

自动化的订单录入和处理将确保与入库订单相关的所有信息自动发送给你的仓库团队或第三方物流提供商（3PL）以履行订单。

如果你使用第三方履行公司，履行时间将由该公司决定。你必须确保只与靠近目标市场的合作伙伴合作，以缩短运输时间。

关键订单详情（如产品 SKU 和订单数量）将帮助仓库员工确定要拣选的商品并跟踪库存变动。

拣选

仓库通常摆满了存放各种产品的货架，因此创建一个分类系统至关重要，以确保拣货员能够以最快、最准确的方式找到正确的产品。

四种主要的拣选系统包括：

包装

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此阶段涉及使用合适的包装材料包装订购的商品，并妥善封箱，以确保货物以最佳状态送达客户。

如果你运输大量订单，定制内外包装是个好主意。tendlyn 通过 tendlyn Plus 为我们的任何产品提供批发定制包装。

以下是护肤品牌 Banish 的一个绝佳示例，该品牌使用 tendlyn 的定制包装胶带 来固定包裹。

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此阶段也是你的仓库员工验证订单准确性、确保将正确产品发送给正确客户的地方。使用合适的盒子尺寸和邮寄袋在此阶段也非常重要，以降低运输成本并确保物品在运输过程中得到最佳保护。

例如，EM Cosmetics 在运输产品时使用批量气泡邮寄袋。

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第三步：运输

你的员工在运输站点的职责包括将相关运输标签贴到每个订单上。（专业提示：你也可以定制这些标签！看看 Beginning Boutique 的做法。）

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在此过程中，你的员工还将向每位客户发送运输确认电子邮件和追踪电子邮件。

一个好的订单管理软件将为你自动化大部分流程，这也是你检查库存水平并联系供应商补货的阶段。

只与信誉良好的运输公司合作也非常重要。你需要一家在快速高效配送方面拥有良好记录的运输承运商。最受欢迎的承运商包括 USPS、UPS 和 FedEx。

第四步：管理退货和跟进客户

订单管理流程并不以将订购商品送达客户而结束。你必须处理售后客户投诉，并跟进客户以了解他们是否对订单满意。

为客户提供卓越的售后体验将增强品牌实力，并建立大量的忠诚度和信任。

订单管理流程最后阶段的主要因素包括：

处理退货和退款

退货政策对于任何高绩效零售商来说都是必需的，但你必须在公司网站上明确说明，如果出现问题，客户可以退货或寻求退款。

你的政策必须明确细节，特别是关于触发退货政策的条件、时间限制以及谁将承担运输费用等问题。你的客户支持人员也必须熟悉你的政策，以便正确协助客户。

你的包装可以在简化客户退货流程方面发挥作用。可重复使用的邮寄袋可以在运送给客户时用于密封包裹，如果客户想要退货或退款，则可以再次使用。

tendlyn 的所有邮寄袋，包括我们的定制可堆肥邮寄袋和再生邮寄袋，都带有第二条粘合条，方便客户重复使用。

客户跟进

额外努力跟进客户有助于与买家建立持久关系，并降低不满意客户产生购买后悔的风险。

向客户征求评价和反馈。请他们提供关于体验是正面还是负面的详细信息。感谢给予正面反馈的客户，并尽力解决有负面体验客户的投诉。

电商订单管理的挑战

无论是刚接触电商订单管理的大型企业还是小型企业，在创建和维护高效的订单管理系统时都可能面临重大挑战。

其中一些挑战包括：

人为错误

这个问题对于依赖手动订单管理系统的企业尤为突出。人会犯错，而且随着来自多个销售渠道的订单增多，跟踪事情会变得非常困难。

电商领域的竞争残酷无情，如今的客户要求很高。最好使用优质的订单管理软件工具来自动化履行流程，避免失去客户。

低效的库存管理

系统化的仓库管理和库存维护将有助于确保你始终拥有足够的库存水平来满足客户需求。

合适的软件工具可以帮助简化库存管理，并消除流程中的任何漏洞。正确的工具将提供你所需的全面库存可见性，确保你的仓库始终库存充足。

功能失调的系统集成

实现快速准确订单履行流程的最大障碍之一是在流程的每个阶段都必须登录多个不同的系统。

拥有一个集成了所有不同软件平台数据的全能系统将简化整个流程，减少人为错误并节省时间。它将连接你的电商渠道、市场、库存控制工具、运输承运商、CRM 系统等。

为你的业务选择最佳的电商管理软件

要为你的业务需求选择合适的软件，请考虑以下因素：

市场上最好的订单管理软件解决方案有哪些？

哪些软件供应商能为你的特定业务需求提供最理想的功能、集成、定价和服务组合？

客户评价和产品评价对每个软件供应商有何看法？

哪个软件解决方案在声誉、客户支持、运营功能方面提供了最佳平衡？

总结

订单管理塑造了客户体验，并决定了消费者如何看待你的品牌。采用最佳实践和优质的订单管理软件工具将帮助你优化履行流程，做出更好的决策，并加快配送时间。

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